Rechte und Pflichten des Protokollführers
von: Charles Foreman ()
Datum: 13.11.2018
Hallo,
der Protokollführer einer Mitgliederversammlung schreibt mit Einverständnis des Versammlungsmitglieder ein sehr ausführliches Verlaufsprotokoll der Sitzung. Man kann auch davon ausgehen, mit Einverständnis der Mitglieder, den sein Protokollstil ist bekannt und er wurde in der Vergangenheit auch dann zum Protokollanten gewählt, wenn es Gegenkandidaten gibt.
Der Vorstand ist damit nicht einverstanden: Er möchte ein reines Ergebnisprotokoll. Es wird der Vorschlag gemacht, der Protokollant soll einfach zwei Protokolle anfertigen - ein reines Ergebnisprotokoll und ein Verlaufsprotokoll. Das lehnt der Protokollant ab, weil er hier rechtliche Bedenken hat, zumal die Argumentation des Vorstandes darauf hinausläuft, das man das Ergebnisprotokoll vor allem für das Finanzamt und das Amtsgericht benötige, die ja nicht alles zu wissen brauchten.
Frage 1: Sind die rechtlichen Bedenken des Protokollanten begründet oder unbegründet? Kann der Vorstand ein derartiges zweites Protokoll fordern? Oder braucht es dazu die Zustimmung der Mitgliederversammlung?
In der Einladung zur nächsten Mitgliederversammlung schreibt der Vorstand, ein Ergebnisprotokoll sei für das Finanzamt und das Amtsgericht zwingend erforderlich. Der Protokollant erkundigt sich beim zuständigen Finanzamt und Amstgericht, beide erklären, dass ihnen die Form des Protokolls völlig egal ist. Auf der Mitgliederversammuing wird der Protokollant gegen den Widerstand des Vorstandes wiedergewählt.
Nun wirft der Vorstand dem Protokollanten vor, er habe mit der Anfrage beimn Finanzamt und beim Amtsgericht seine Kompetenzen überschritten, eine derartige Anfrage stehe nur dem Vorstand und dem Steuerberater zu. Der Protokollant ist der Ansicht, dass eine allgemeine Anfrage, die keine Steuergeheimnisse betrifft, von jedem Bürger gestellt werden kann; in diesem Sinne hatte auch das Finanzamt geantwortet. ("Wir können ihnen keine Auskünfte geben, die dem Steuergeheimis unterliegen, aber wir können ihnen mitteilen, dass es von unserer Seite keine Vorschrift gibt, dass zwingend ein Ergebnisprotokoll vorgelegt werden muss.")
Frage 2: Hat der Protokollant seine Kompetenzen überschritten? (Es geht hier nur um die rechtliche Bewertung.)
Und zuletzt: Dem Protokollant wird vom Vorstand angedroht, sollte es aufgrund der Anfrage zu einem Prüfung des Finanzamts kommen, man ihn wegen Schadensersatz verklagen und wegen vereinschädigendem Verhalten aus dem Verein auschießen werde.
Frage 3: Ist diese Drohung irgendwie stichhaltig?
Mit freundlichen Grüßen,
Charles