Unser Verein ist gemäß Satzung Mitglied in einem Dachverband gleichartiger Vereine. Dieser Dachverband hat zu einer Mitgliederversammlung geladen und eines unserer Vorstandsmitglieder wurde dazu bestimmt an dieser Versammlung teilzunehmen um unseren Verein entsprechend zu repräsentieren.
Wenn unser Verein dem Ausgewählten nun die Kosten erstattet, die ihm in Ausübung dieser Aufgabe entstanden sind, wohin müssten diese gebucht werden?
Wären die Konten 2561 (Reisekosten) und 2562 (Übernachtungskosten) aus dem SKR 49 hier die richtigen? Laut offizieller Bezeichnung aus dem Kontenrahmen beziehen diese sich auf "Arbeitnehmer", während es hier ja um ein ehrenamtliches Vorstandsmitglied geht.


Eine weitere Frage wäre: Angenommen die betreffende Person verzichtet auf eine Erstattung der Kosten. In dem Fall könnten wir doch eine Spendenquittung für eine Aufwandsspende ausstellen, oder sehe ich das falsch?
Dazu hätte ich dann mehrere Fragen:
1) Was müsste in der Spendenquittung als "Tag der Zuwendung" angegeben werden? Der Tag, an welchem dem Mitglied die Kosten entstanden sind, oder der Tag, an dem er dem Vorstand gegenüber seinen Verzicht auf die Erstattung bekannt gegeben hat?
2) Ist es erforderlich, dass das Mitglied eine entsprechende Rechnung vorlegt? Oder muss es ggf. selbst eine entsprechende Rechung an den Verein schreiben?
3) Wie wird das ganze buchhalterisch abgebildet? Wird hier direkt vom Spendenkonto (3230) gegen das Ausgabenkonto (2561/2562) gebucht, oder muss die Buchung über Zwischenkonten erfolgen?

Vielen Dank

Wenn unser Verein dem Ausgewählten nun die Kosten erstattet, die ihm in Ausübung dieser Aufgabe entstanden sind, wohin müssten diese gebucht werden?

# Verbandsarbeit fällt typischerweise in den ideellen Bereich

Wären die Konten 2561 (Reisekosten) und 2562 (Übernachtungskosten) aus dem SKR 49 hier die richtigen?

# Ja, dass passt. Der Vorstand ist hier wie ein Arbeitnehmer zu behandeln.

1) Was müsste in der Spendenquittung als "Tag der Zuwendung" angegeben werden? Der Tag, an welchem dem Mitglied die Kosten entstanden sind, oder der Tag, an dem er dem Vorstand gegenüber seinen Verzicht auf die Erstattung bekannt gegeben hat?

# Der Tag des Verzichts ist hier ausschlaggebend.

2) Ist es erforderlich, dass das Mitglied eine entsprechende Rechnung vorlegt? Oder muss es ggf. selbst eine entsprechende Rechung an den Verein schreiben?

# Es müsste eine übliche Reisekostenabrechnung vorlegen.

3) Wie wird das ganze buchhalterisch abgebildet? Wird hier direkt vom Spendenkonto (3230) gegen das Ausgabenkonto (2561/2562) gebucht, oder muss die Buchung über Zwischenkonten erfolgen?

# Die Buchung erfolgt, weil kein Geld fließt, über eine Verrechnungskonto, d.h.
1. Verrechnungskonto an Spenden
2. Reisekostenaufwand an Verrechnungskonto

Hi, danke für die bisherigen Infos soweit.

> # Der Tag des Verzichts ist hier ausschlaggebend.

Nur um hier nochmal auf Nummer Sicher zu gehen, nicht dass ich eine A/E-Schwäche hätte, aber hier geht es um einen Vezicht auf die entstandenen AufwEndugen, korrekt? Das ist also nicht das selbe wie eine Spende des AufwAnds (die man auf der Zuwendungsbescheinigung ja separat ankreuzen müsste).

> # Es müsste eine übliche Reisekostenabrechnung
> vorlegen.

Gibt es hier gesetzliche, also finanzrechtliche Anforderungen, die eine Reisekostenabrechnung erfüllen muss? Habe im Schreibwarenhandel und im Netz ein paar Vordrucke/-lagen gesehen, die sich aber durchaus auch recht weit unterschieden haben.

Nur um hier nochmal auf Nummer Sicher zu gehen, nicht dass ich eine A/E-Schwäche hätte, aber hier geht es um einen Vezicht auf die entstandenen AufwEndugen, korrekt? Das ist also nicht das selbe wie eine Spende des AufwAnds (die man auf der Zuwendungsbescheinigung ja separat ankreuzen müsste).

# Doch das ist das gleiche. Einen Aufwand kann man nicht spenden, nur den Verzicht auf den Aufwandsersatz.

Gibt es hier gesetzliche, also finanzrechtliche Anforderungen, die eine Reisekostenabrechnung erfüllen muss? Habe im Schreibwarenhandel und im Netz ein paar Vordrucke/-lagen gesehen, die sich aber durchaus auch recht weit unterschieden haben.

# Es muss halt alles enthalten sein, was die Vereinsveranlassung der Kosten (Grund der Fahrt, Datum, Abfahrts- und Zielort) und die Höhe der Aufwendungen betrifft (Fahrkilometer, Art des Fahrzeugs). Das sollte bei den üblichen Mustern auch der Fall sein.

Vielen Dank für die Beantwortung der Fragen.

Eine Frage hätte ich zu diesem Thema noch: Da wir im Verein bisher keine entsprechenden Vordruck haben, habe ich mir gedacht ich baue am besten direkt eine entsprechende Vorlage, die man dann auch in Zukunft zu diesem Zweck verwenden kann.
Ich würde auf der Reisekostenabrechnung direkt eine Auswahlmöglichkeit einbauen wollen:
[ ] Bitte Betrag überweisen
[ ] Bitte Bar auszahlen
[ ] Ich verzichte auf Auszahlung und bitte um eine Spendenquittung über den Betrag

Ist das zulässig, oder könnten da Zweifel an der Freiwilligkeit der Spende aufkommen, wenn diese Option von vorneherein auf der Reisekostenabrechnung verfügbar ist?

Nein, wenn der Verzicht erst bei der Abrechnung erfolgt, ist das zulässig. Nur ein Vorabverzicht würde den Spendenabzug ausschließen.