Guten Morgen zusammen,

ich bin recht neu Schatzmeister eines Vereins und hab leider keinen Zugriff auf den alten weswegen ich hier und da bei einigen Praktiken etwas ratlos bin. Ich hab jetzt die letzten zwei Tage diverse Google-Suchen und Foren durchforstet aber keine praktischen Ansatz oder Lösungsvorschlag gefunden.

Bevor ich jetzt etwas falsch mache wollte ich lieber kurz fragen wie ich folgende Dinge in der Praxis löse. Ich werde kurz erläutern wie der alte Schatzmeister einige Prozesse abgebildet hat.

Folgende Situation (1):
Unser Verein ist mit einem Infostand auf einem Stadtfest und vertreibt dort Merchandise und Infomaterial. Das Infomaterial ist kostenfrei. Eine Freiwillige Spende wird erbeten, daher gibt es eine Spendenbox. Das Merchandise wird mit einer getrennten Barkasse verkauft. Zur Buchhaltung benutzen wir ein digitales Programm mit der Option das Bankkonto und die Barkasse zu verwalten.

a) Kann ich die Einnahmen der Spendenbox einfach auf unser Vereinskonto einzahlen. Was für ein Beleg benutze ich dann in der Buchhaltung des Bankkontos für die Einzahlung? Reicht der Kontoauszug und die Benennung als "Spendeneinnahmen Stadtfest" oder muss ich ein Eigenbeleg schreiben? Wenn Ja, welche Inhalte bräuchte dieser Eigenbeleg?
> Der bisherige Schatzmeister hat als "Beleg" einfach den Kontoauszug genommen und dort im Buchhaltungsprogramm vermerkt, dass es sich dabei um Einnahmen durch Spenden handelt.

b) Wie verfahre ich mit den Bareinnahmen durch den Verkauf des Merchandise? Kann ich hier einfach das Wechselgeld abziehen und einzahlen. Ich hätte jetzt im Buchhaltungsprogramm die Einnahmen eingebucht (z.B. + 500€) und dann die 500€ wieder "abgehoben" und dies in der Barkasse vemerkt und dann eingezahlt. Was brauche ich für diese "Einzahlung" und "Auszahlung" für ein Beleg? Kassenbericht? Tägliches Zählprotokoll? Mir erscheint es "zu einfach" einfach ein Eigenbeleg zu schreiben in dem steht, dass 500€ durch Merchandise eingenommen wurde.
> Auch hier wurde vom Schatzmeister bisher einfach der Kontoauszug als Beleg benutzt.

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Situation (2):
Wir beziehen bald unsere ersten Vereinsräumlichkeiten. Hier soll es Mitgliedern möglich sein Getränke und Snacks zum Selbstkostenpreis zu erwerben. Es wird die Möglichkeit geben Bar aber auch mit Karte zu zahlen.

c) Selbe Frage wie oben mit den Bareinnahmen. Wie verbuche ich die (mit was für einem Beleg), damit es rechtlich sicher ist. Und reicht es dann Summe X z.B. einmal im Monat aus der Kasse zu entnehmen und aufs Konto einzuzahlen. Welchen Beleg benutze ich für diese Einzahlung im Buchhaltungsprogramm, da ich ja einen Beleg für die Einnahme benötige.

d) Muss ich jede einzelne Transaktion mit einem Beleg nachweisen, also jeder einzelne Getränkeverkauf?

e) Wie verfahre ich bei Kartenzahlungen? Der Anbieter überweist wöchentlich Kartenzahlungseinnahmen auf unser Bankkonto. Reicht es hier die erstellte Quittung des Anbieters als Einzahlungsbeleg zu nutzen?

f) Wie verfahre ich wenn ich eine Barkasse habe aber jeden Tag den "Gewinn" in z.B. einen Safe packe. Ist der Safe dann ein "drittes Konto", dass gepflegt werden muss? Auch hier wieder die Frage nach dem Beleg.

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Vielen Dank im Voraus für die Hilfestellung. Die größte Frage ist im Endeffekt die der Belege für Barkassen-Einnahmen. Für Ausgaben habe ich ja i.d.R. ein Kassenzettel oder Rechnung oder Ähnliches.

Bei den Kontoführungsgebühren hat der letzte Schatzmeister z.B. auch immer den Kontoauszug als Beleg genommen, da hier ersichtlich war, dass es Kontoführungsgebühren sind die von der Bank abgezogen werden.

Kann ich die Einnahmen der Spendenbox einfach auf unser Vereinskonto einzahlen.
# Es muss ein Beleg für die Abrechnung der Spendenbox bei Leerung erstellt werden (Tageskassenabrechnung mit "Barspenden" als Angabe). Spendenboxen behandelt die Finanzverwaltung als "Kassen des Vertrauens", die nicht täglich, sondern erst bei Leerung abgerechnet werden müssen.

Was für einen Beleg benutze ich dann in der Buchhaltung des Bankkontos für die Einzahlung?
# Da genügt der Kontoauszug.

Wie verfahre ich mit den Bareinnahmen durch den Verkauf des Merchandise?
# Erforderlich ist eine Tageskassenabrechnung. Dabei muss auch eine evtl. Umsatzsteuer mit ausgewiesen werden (evtl. getrennt nach Steuersätzen).

Auch hier wurde vom Schatzmeister bisher einfach der Kontoauszug als Beleg benutzt.
# Das ist grundsätzlich falsch, weil dann ein Beleg über die Einnahmen fehlt. Die Einzahlung auf das Konto ist nur eine interne Bestandsveränderung, entscheidend ist die Kasseneinnahme.
Fehlen Abrechnungen über regelmäßig Bareinnahmen, ist das das ein gravierender Buchhaltungsfehler. Das kann die Gemeinnützgkeit kosten.

Wir beziehen bald unsere ersten Vereinsräumlichkeiten. Hier soll es Mitgliedern möglich sein Getränke und Snacks zum Selbstkostenpreis zu erwerben.
# Hier gilt das Gleiche wie oben. Außer bei "Kassen des Vertrauens", die werden erst bei Leerung wie oben abgerechnet.

d) Muss ich jede einzelne Transaktion mit einem Beleg nachweisen, also jeder einzelne Getränkeverkauf?
# Die Barverkäufe nicht, die werden gesammelt abgerechnet (Kassenabrechnung s.o.)

Wie verfahre ich bei Kartenzahlungen? Der Anbieter überweist wöchentlich Kartenzahlungseinnahmen auf unser Bankkonto. Reicht es hier die erstellte Quittung des Anbieters als Einzahlungsbeleg zu nutzen?
# Ja, hier ist die Quittung des Anbieters in Kombination mit dem Kontoauszug der Beleg.

Wie verfahre ich wenn ich eine Barkasse habe aber jeden Tag den "Gewinn" in z.B. einen Safe packe. Ist der Safe dann ein "drittes Konto", dass gepflegt werden muss?
# Der Safe ist eine zweite Kasse, die wird jeweils bei Zu- und Abgängen mit einem Beleg abgerechnet.


Bei den Kontoführungsgebühren hat der letzte Schatzmeister z.B. auch immer den Kontoauszug als Beleg genommen, da hier ersichtlich war, dass es Kontoführungsgebühren sind die von der Bank abgezogen werden.
# Das ist völlig korrekt.

Vielen lieben Dank für die schnelle Rückmeldung. Ein paar letzte Verständnisfragen hätte ich noch.

Für die Tageskassenabrechnung suche ich im Internet mal eine Vorlage. Das reicht ja wenn ich die Ausfülle und dann als unveränderliches PDF in die Online-Buchhaltung hochlade nehme ich an. Vom Inhalt sieht es ähnlich aus wie ein Zählprotokoll bei der Hartgeld und Scheine gezählt und dann zusammengerechnet werden. Dieses Prinzip kann ich dann für die Barkasse, die Spendenbox und später den Safe (zweite Kasse) machen wenn ich Einnahmen habe.

Wir werden nicht täglich geöffnet haben. Also nehme ich an diese Tagesabrechnung mache ich nur an den Tagen an denen Einnahmen in der Barkasse/Safe stattfinden. Korrekt?

Für die Einzahlung von den Kassen auf unser Konto reicht der Kontoauszug. Die Kassen werden von uns digital verwaltet. Sprich ich muss für eine Einzahlung eine Buchung vornehmen und logischerweise auch für die Auszahlung, damit der Bestand stimmt.
Wie verbuche ich die "Ausgabe"? Erstelle ich hier einen Beleg für die Abhebung des Geldes aus der Kasse?
Das selbe würde ja gelten für die Entnahme von der Barkasse und der Einzahlung in den Safe. Ich brauche einen Beleg, dass ich aus der Barkasse Geld entnommen habe.

Da es eben Ungereimtheiten beim bisherigen Schatzmeister gab möchte ich die Buchhung nur möglichst korrekt machen.

Für die Tageskassenabrechnung suche ich im Internet mal eine Vorlage. Das reicht ja wenn ich die Ausfülle und dann als unveränderliches PDF in die Online-Buchhaltung hochlade nehme ich an.
# Ja, genau.

Vom Inhalt sieht es ähnlich aus wie ein Zählprotokoll bei der Hartgeld und Scheine gezählt und dann zusammengerechnet werden.
# Zählprotokolle sind nicht erforderlich. Es genügt der Betrag

Also nehme ich an diese Tagesabrechnung mache ich nur an den Tagen an denen Einnahmen in der Barkasse/Safe stattfinden.
# Ganz richtig.

Die Kassen werden von uns digital verwaltet. Sprich ich muss für eine Einzahlung eine Buchung vornehmen und logischerweise auch für die Auszahlung, damit der Bestand stimmt.
Wie verbuche ich die "Ausgabe"?
# Das kommt mit auf die Tageskassenabrechnung.

Das selbe würde ja gelten für die Entnahme von der Barkasse und der Einzahlung in den Safe. Ich brauche einen Beleg, dass ich aus der Barkasse Geld entnommen habe.
# Ja, auch das kommt mit auf die Tageskassenabrechnungen von Kasse und Safe.