Unser Verein (Stadtgeschichte) bucht in drei Bereichen:
ideell - Mitgliederbereich, Bearbeiten der Digitalisierung, Vorbereiten von Vorträgen und Ausstellungen (kostenfrei)
Vermögensverwaltung - der Verein besitzt ein Gebäude mit 3 Mietwohnungen und eigenen Räumen für Büroarbeit, Öffentlichkeitsveranstaltungen, Ausstellungen
steuerfreier Zweckbetrieb - Verkauf eines jährlichen Kalenders und Begleitheftes (in letzterem wird die Vereinsarbeit dargestellt und die Firmen, die gespendet haben, aufgeführt).

Ich habe die Buchhaltung übernommen (und komme eigentlich aus der Doppelten Buchführung) und habe deshalb folgende Fragen:

- Spenden für den Kalender (gegen Spendenbescheinigung) buchen wir in den ideelen Bereich - ist das ok?
- Bei den Vorträgen oder in den Ausstellungsräumen (beides kostenfrei) steht ein Behälter für Spenden. Diese Einnahmen buchen wir ebenfalls in den ideelen Bereich. Auch ok?

- DIe Kosten für das Hausdarlehen und die Betriebskosten (Beispiel Abschläge-Fernwärme, Gehwegreinigung, Reparaturen am Haus etc.) müssten nun auf die drei Bereiche aufgeteilt werden? Falls ja, reicht dafür ein Verteilerschlüssel, zum Beispiel anhand der Wohnfläche? Die Betriebskostenabrechnung wird ja immer erst im Folgejahr abgerechnet, die Buchung der Kosten erfolgt aber vorher.

- Es gibt eine Stiftung bei der Sparkasse, die jährlich zweimal an uns ausschüttet. Wohin bucht man diese Einnahmen?

- Es gibt Mitglieder, die kontinuierlich etwas mehr als den Mitgliedsbeitrag überweisen. Darf man den überschüssigen Betrag einfach als Spende buchen (mündliche Zusage des Mitgliedes liegt vor, aber auf der Überweisung steht regelmäßig nur "Beitrag Jahr xxxx")

Sorry, die Betreffszeile ist nicht zutreffend, da ich nicht nur dazu Fragen habe. Aber leider kann ich diese nachträglich nicht mehr ändern!

- Spenden für den Kalender (gegen Spendenbescheinigung) buchen wir in den ideelen Bereich - ist das ok?
# Wird hier ein Kalender gegen Spende abgegeben? Das ist keine Spende, wenn der Kalender nicht nur einen Bagatellwert hat.

- Bei den Vorträgen oder in den Ausstellungsräumen (beides kostenfrei) steht ein Behälter für Spenden. Diese Einnahmen buchen wir ebenfalls in den ideellen Bereich. Auch ok?
# Das ist korrekt, wenn die Teilnahme auch ohne Zahlung möglich ist.

- DIe Kosten für das Hausdarlehen und die Betriebskosten (Beispiel Abschläge-Fernwärme, Gehwegreinigung, Reparaturen am Haus etc.) müssten nun auf die drei Bereiche aufgeteilt werden? Falls ja, reicht dafür ein Verteilerschlüssel, zum Beispiel anhand der Wohnfläche? Die Betriebskostenabrechnung wird ja immer erst im Folgejahr abgerechnet, die Buchung der Kosten erfolgt aber vorher.

- Es gibt eine Stiftung bei der Sparkasse, die jährlich zweimal an uns ausschüttet. Wohin bucht man diese Einnahmen?
# Das sind Einnahmen im ideellen Bereichs, Spenden oder Zuschüsse. Oder erhält die Sparkasse eine Gegenleistung (Werbung)?

- Es gibt Mitglieder, die kontinuierlich etwas mehr als den Mitgliedsbeitrag überweisen. Darf man den überschüssigen Betrag einfach als Spende buchen (mündliche Zusage des Mitgliedes liegt vor, aber auf der Überweisung steht regelmäßig nur "Beitrag Jahr xxxx")
# Ja, die Zahlung ist ja freiwillig.

Vielen Dank für die schnelle Antwort!

Spende Kalender:

# Ja, der Spender erhält einen Kalender (sonst 10,00 EUR/Stück) und ein Begleitheft kostenfrei als Dankeschön. Ist das noch Bagatellwert? Falls nein, wohin sind die Einnahmen dann zu buchen? Mit in den Zweckbetrieb? Oder könnte man das irgendwie anders regeln, damit es eine Spende ist und eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden kann?


Hauskosten
# Gab es auch eine Antwort zu den Hauskosten und der Aufteilung auf die drei bereiche?

Ja, der Spender erhält einen Kalender (sonst 10,00 EUR/Stück) und ein Begleitheft kostenfrei als Dankeschön. Ist das noch Bagatellwert? Falls nein, wohin sind die Einnahmen dann zu buchen?

# Das ist keine Spende mehr, weil einen nennenswerte Gegenleistung erfolgt. Man kann das aber nicht einfach aufteilen, wenn die Spende über 10 Euro liegt. Hier müssten Kauf und Spende schon vorher getrennt dargestellt und dann auch gebucht werden.

Hauskosten
Gab es auch eine Antwort zu den Hauskosten und der Aufteilung auf die drei bereiche?

# Die Kosten für das Haus kann man nach Flächennutzung aufteilen. Das gilt aber nur, wenn die Flächen einheitlich genutzt werden. Werden Flächen unterschiedlich genutzt, muss dafür evtl. eine weitere Aufteilung nach zeitlichen Nutzungsanteilen erfolgen.

Hier müssten Kauf und Spende schon vorher getrennt dargestellt und dann auch gebucht werden.
# Heißt das, ich könnte zum Beispiel bei Geldeingang von 50,00 EUR dann einen Spendeneingang im IB von 40,00 EUR buchen (samt Spendenbescheinigung) und 10,00 EUR als Umsatz aus Kalenderverkauf im ZB?

Hauskosten
Werden Flächen unterschiedlich genutzt, muss dafür evtl. eine weitere Aufteilung nach zeitlichen Nutzungsanteilen erfolgen.
# Die Mietwohnung sind ja fest vermietet, da ändert sicht nichts. Bei den eigenen Räumlichkeiten gibt es Büroräume, die sowohl für den ideellen als auch für den Zweckbetrieb genutzt werden. Die Ausstellungsräume werden bei kostenfreien Führungen gezeigt, ein Raum ist täglich für Besucher geöffnet.

Zusatzfrage:
Das Haus wird schrittweise saniert, dafür gibt es Zuschüsse und Fördermittel, die Umsetzung erfolgt durch regionale Firmen mit Rechnungslegung. Andere Tätigkeiten werden auch durch Eigenleistung erbracht. Gibt es hierfür auch ein paar Buchungshinweise?

Hier müssten Kauf und Spende schon vorher getrennt dargestellt und dann auch gebucht werden.
# Heißt das, ich könnte zum Beispiel bei Geldeingang von 50,00 EUR dann einen Spendeneingang im IB von 40,00 EUR buchen (samt Spendenbescheinigung) und 10,00 EUR als Umsatz aus Kalenderverkauf im ZB?

# Ob der Kalenderverkauf in den ZB fällt, ist fraglich. Das gilt nur im Sonderfall. Es muss aber schon beim Verkauf eine Trennung zwischen Verkaufserlös und Spende erfolgen.

Hauskosten
Werden Flächen unterschiedlich genutzt, muss dafür evtl. eine weitere Aufteilung nach zeitlichen Nutzungsanteilen erfolgen.
Die Mietwohnung sind ja fest vermietet, da ändert sicht nichts. Bei den eigenen Räumlichkeiten gibt es Büroräume, die sowohl für den ideellen als auch für den Zweckbetrieb genutzt werden. Die Ausstellungsräume werden bei kostenfreien Führungen gezeigt, ein Raum ist täglich für Besucher geöffnet.

# Hier müsste eine weitere Aufteilung (wahrscheinlich auf Schätzungsbasis) erfolgen. Das spielt aber steuerliche nur eine Rolle, wenn die Miete mit Umsatzsteuer berechnet wird.

Zusatzfrage:
Das Haus wird schrittweise saniert, dafür gibt es Zuschüsse und Fördermittel, die Umsetzung erfolgt durch regionale Firmen mit Rechnungslegung. Andere Tätigkeiten werden auch durch Eigenleistung erbracht. Gibt es hierfür auch ein paar Buchungshinweise?

# Eigenleistungen werden nicht gebucht. Zuschüsse können entweder als Kostenminderung erfasst werden oder als steuerfreie Einnahmen.

Perfekt. Ich freue mich, dass mir so schnell geholfen wird. Es wird alles klarer!

Aber noch ein wenig zu den Kalenderspenden:

1. Was heißt, "nur im Sonderfall"?

2. Die Spende für den Kalender erfolgt im ersten Halbjahr (bar oder per Überweisung), der Kalender selbst wird ja erst im zweiten Halbjahr gedruckt und dann dem Spender geschenkt als nachträgliches Dankeschön. Ich hätte jetzt bei Spendeneingang getrennt gebucht als "Spende" (Beispiel 40 EUR) und vorab bereits als "Verkaufserlös (Beispiel 10 EUR, auch wenn der Kalender TATSÄCHLICH erst im zweiten Halbjahr übergeben wird)

3. Der normale Kalenderverkauf an Interessierte ist doch aber ZB? Ebenso die Druckkosten als Ausgabe?

1. Was heißt, "nur im Sonderfall"?
# Da muss die Nähe zu den Satzungszwecken bestehen und eine Notwendigkeit für die Zweckerfüllung. Bei einem Kalender meist nicht darstellbar.

2. Die Spende für den Kalender erfolgt im ersten Halbjahr (bar oder per Überweisung), der Kalender selbst wird ja erst im zweiten Halbjahr gedruckt und dann dem Spender geschenkt als nachträgliches Dankeschön. Ich hätte jetzt bei Spendeneingang getrennt gebucht als "Spende" (Beispiel 40 EUR) und vorab bereits als "Verkaufserlös (Beispiel 10 EUR, auch wenn der Kalender TATSÄCHLICH erst im zweiten Halbjahr übergeben wird).
# Der Zeitpunkt der Lieferung spielt hier keine Rolle.

3. Der normale Kalenderverkauf an Interessierte ist doch aber ZB? Ebenso die Druckkosten als Ausgabe?
# Siehe unter 1.

Satzungszweck ist u.a.(Zitat) "Förderung der Heimatpflege und Heimatkunde " und soll u.a. verwirklicht werden durch (Zitat) "Publizierung der gewonnenen Ergebnisse". Der Kalender behandelt jährlich ein Thema der Stadtgeschichte, zum Beispiel "Früher: Hotels in der Stadt", "Früher: Gewerbe in der Stadt", "Wanderungen zu stadtgeschichtlichen Punkten" usw.

Das müsste doch eigentlich passen?

Ja, in dem Fall würde ich von einem Zweckbetrieb ausgehen.