Entlastung des Vorstands / Vereinsschädigendes Verhalten?
von: HolgerW ()
Datum: 03.01.2024
Ein gutes neues Jahr!
Hallo Herr Pfeffer,
unser Verein hat derzeit vier lt. Satzung gleichberechtigte Vorstände (ohne Vorsitz). Jeweils zwei vertreten den Verein nach außen gemeinsam. Einer der Vorstände kümmert sich um die Finanzen (Schatzmeister).
Vergangenes Jahr im Sommer hat ein weiterer Vorstand ein Mitglieder-Seminar organisiert und die Finanzierung dieses Seminars mit der GKV (Projektförderung) koordiniert. Normalerweise läuft das über den Schatzmeister, das Vorstandsmitglied hat hier jedoch selbst koordiniert, oder versucht zu koordinieren.
Das Seminar fand Anfang Nov. 23 statt. Die Förderzusage der GKV ging schriftlich erst Mitte Nov. 23 ein. Auszahlung der Fördergelder erfolgt erst nach Eingang der Mittelverwendung inkl. der Belege. Hier hat das Vorstandsmitglied nicht korrekt gelesen bzw. reagiert. Ergo, die Projektfördergelder gingen nicht im Finanzjahr 2023 ein (Zufluss-/Abfluss-Prinzip = unser Finanzjahr sieht aufgrund der Ausgaben ohne Projektfördereinnahmen nicht gut aus). Sobald die Mittelverwendung im Januar 24 vollständig eingereicht wird, sollte auch das Geld eintreffen.
Zudem wurden die Hälfte der reservierten Hotelzimmer nicht zeitnahe storniert, sodass dem Verein nun Storno-(no-show) Kosten in Höhe von ca. 2000 Euro anfallen.
Wie schätzen Sie die Situation ein?
- Seminarplanung und Ausgaben ohne schriftliche Projektbewilligung?
- Einnahme der Projektfördergelder erst in 2024 statt 2023
(Vorstand reichte Mittelverwendung und Belege nicht rechtzeitig ein)
- Stornokosten aufgrund falscher Planung bzw. ausbleibender Stornierung der Zimmer
Kann man hier von grober Fahrlässigkeit des verantwortlichen und koordinierenden Vorstands sprechen?
Welche Gefahr besteht, sollten die Kassenprüfer diese Situation und Mängel erkennen?
Können die Kassenprüfer den Vorstand nur teilweise entlasten und ein Mitglied ausschließen?
Falls ja, wie wäre hier dann zu verfahren?
Besten Dank für Ihre Einschätzung!
Gruß
HolgerW