Hallo,

wir haben einen Beschluss der MV schriftlich (per E-mail) gefasst. Lt. Satzung ist das zulässig.

Ich frage mich, wie genau das Protokoll dazu aussehen muss und wer das unterschreiben soll. Lt. Satzung ist das Protokoll vom Versammlungsleiter zu unterschreiben. Ist dass dann die Person, die die schriftliche Abstimmung "geleitet" hat?
Und müssen alle Mitglieder, die sich beteiligt haben, auch namentlich aufgelistet werden - so wie es sonst ja die Teilnehmerliste gibt? (lt. Satzung zählen nicht abgegebene Stimmen als Enthaltung).

Danke und schönes Wochenende,
jw

Wie lautet denn die genaue Satzungsregelung? Auf die kommt es mangels gesetzlicher Regelung nämlich an.

Hier die relevanten Stellen:
[...]
(4) Beschlüsse der Mitgliederversammlung können in begründeten Ausnahmefällen auch schriftlich gefasst werden. Dazu wird die Beschlussvorlage allen Mitgliedern durch einfachen Brief, Fax oder Email mit einer zweiwöchigen Frist zur Stimmabgabe vorgelegt. Für die Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit, wie sie für die entsprechende Art der Beschlussfassung mit Versammlung geregelt ist. Stimmabgaben, die nicht bis zum Ende der Frist beim Verein eingehen, gelten als Enthaltungen. Die Beschlussvorlage gilt dem Mitglied als zugegangen, wenn sie an die letzte vom Mitglied des Vereins schriftlich bekannt gegebene Adresse gerichtet ist.
[...]
(7) Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist eine Niederschrift aufzunehmen, welche den Ort und die Zeit der Versammlung sowie das Abstimmungsergebnis angibt. Die Niederschrift ist vom Versammlungsleiter zu unterzeichnen.

Ich würde ein Protokoll über die schriftliche Abstimmung machen - analog zum Protokoll der MV. Es gelten dann auch die ensprechenden Vorschriften, z.B. für die Unterzeichnung des Protokolls.
Die eingehenden Mails sollten archiviert werden.

Danke. Aber wer ist dann die Versammlungsleiterin? Diejenige, die die E-Mails verschickt, die Antworten erhalten und ausgewertet hat?

Eine Versammlung gibt es ja nicht, also kann nur die Protokollierung relevant sein.

Danke