Vereinsbezogene Zahlungen aus Privatmitteln
von: OsunSeyi ()
Datum: 17.02.2019
Hallo allerseits und ein schönes WE,
Unserem gemeinnützigen Verein wurde seinerzeit die Freistellung entzogen, weil die Vermögenstrennung zwischen mir (als Vereinsvorsitzenden) und der Vereinskasse nicht angemessen nachvollziehbar war.
Hintergrund ist, daß wir ein Projekt in Westafrika fördern und ich nicht nur beträchtliche Summen zur Unterstützung beitrage, sondern auch schon mal vereinsbezogene Rechnungen aus privaten Mitteln bezahle.
Im Zuge der von uns durchgeführten Schulveranstaltungen mit Referenten aus Westafrika ist es auch immer wieder vorgekommen, daß ich umgekehrt auch Summen aus der Vereinskasse für private Zwecke entnehmen musste.
Es war zwar offensichtlich, daß ich wesentlich mehr einzahle, und mich keineswegs aus der Vereinskasse bereichere, darüber hinaus wurde auch über alle finanziellen Vorgänge Buch geführt und alle Quittungen gesammelt, trotzdem führte dies aber letzlich zum Entzug der Freistellung wegen mangelnder Trennung von Privat- und Vereinsvermögen.
Gerettet hat uns das (nachträgliche) Erstellen eines Vereinsjournals, in denen alle vereinsbezogene Zahlungen aus Privatmitteln als Darlehen meinerseits an den Verein verbucht werden, und umgekehrt Entnahmen meinerseits aus der Vereinskasse als Darlehens-Rückzahlungen verbucht wurden.
Die Tabelle mit diesen private Darlehen und -Rückzahlungen wurde dann dem FA gesondert vorgelegt, was dieses auch -zunächst- akzeptiert hat.
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Beispiel Vereinsjournal:
10.10.18 | Reisekrankenversicherung | Kassse: 0 € | Konto: 0 € | ideeller Bereich: 0 € | Zweckbetrieb: -100 €
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korrespondierend Tabelle der privaten Darlehen:
10.10.18 | Reisekrankenversicherung | Darlehen gegeben: 100 € | Darlehen zurück: 0 €
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Also in der Jahresabrechnung:
ideeller Betrieb: 0 €
Zweckbetrieb: -100 € Reisekrankenversicherung
Vereinsausgaben: -100 €
davon private Darlehen: 100 €
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Diese Vorgehensweise wurde bisher vom FA akzeptiert, wobei mir aber nicht klar ist, in wie weit das FA das Journal und die beigelegte Tabelle der privaten Darlehen überhaupt eingesehen hat.
Im Wesentlichen wurde uns die Freistellung wohl aufgrund der erkennbaren Bemühung um klare Buchführung wieder zuerkannt, und mein Steuerberater hat die Jahresendabrechnung aufgrund der vorgelegten Unterlagen ja auch "abgenommen".
Nun sagt mein Steuerberater aber, ich hätte einfach nur Glück, daß das FA diese Praxis bisher akzeptiert hat, solle das aber schleunigst ändern:
Die Trennung zwischen Vereinsvermögen und Privatvermögen sei in der oben ausgeführten Praxis *nicht* akzeptabel.
Wenn ich Darlehen an den Verein geben würde, müssten diese auch als solche im Vereinsjournal explizit auftauchen.
Im o.G. Beispiel der Reisekrankenversicherung taucht aber im Vereinsjournal *kein* explizit von mir an den Verein gegebenes Darlehen auf:
Im "Zweckbetrieb" werden die 100 € zwar als Ausgabe verbucht, dem korrespondiert aber weder eine Kontobewegung noch eine Ausgabe aus der Vereinskasse!
Natürlich handelt es sich um eine Überweisung mit entsprechender Belegbarkeit durch Kontoauszüge:
Aber eben von meinem Privatkonto, und daher auch nur in der Tabelle "private Darlehen" erkennbar.
Diese Art Zahlungspraxis und Buchführung hat aber über die Jahre immer genau so stattgefunden, und die Tabellen lassen eine Nachvollziehbarkeit ja durchaus zu. In der Jahresendabrechnung werden alle Zahlungen korrekt berücksichtigt.
Nun aber muss ich fragen, unter welchen Umständen vereinsbezogene Zahlungen aus Privatmitteln als Darlehen *generell* statthaft sind?
Womöglich muss über das Darlehen jeweils eine Art Vertrag oder Vereinbarung zwischen mir und dem Verein geschlossen werden?
Und wenn sie denn statthaft sind: Wie muss ich sie korrekt verbuchen?
Da ich nun relativ zügig die Unterlagen für die Vereinsprüfung fertig stellen muss, wende ich mich hilfesuchend an Sie!
mit vielen Grüßen,
Thomas Brötje
Edited 7 time(s). Last edit at 17.02.2019 by OsunSeyi.