Hallo Herr Pfeffer,

wir haben Ende November unsere 2. MV in diesem Jahr da wir unsere Satzung ändern möchten. Nun ist es so, dass wir weder auf der 1. MV noch jetzt bei der 2. MV den Kassenprüfbericht als TOP behandeln, da die Kassenprüfung noch nicht beendet ist. Hintergrund ist, dass unsere Satzung vom Ursprung eine stichprobenartige Prüfung vorsieht.

Bei der Prüfung ist aufgefallen, dass unser Kassenwart versehentlich einen Betrag von 300€ auf ein falsches Konto verbucht hat. Dies nehmen die Kassenprüfer nun zum Anlass eine vollumfängliche Prüfung vorzunehmen und wünschen die Zurverfügungstellung aller Belege aus 2023 in Papierform.

Eine Vielzahl der Belege haben wir aber in Mailform und auch entsprechend abgelegt, so das wir auf der Suche nach einer digitalen Lösung waren die wir nun auch gefunden haben. Allerdings erfordert diese den Aufwand, alle Belege entsprechend den Buchungen zugeordnet, hochzuladen. (Wir arbeiten hier mit WISO Mein Verein)

In der Einladung zur MV haben wir darauf hingewiesen, dass der Kassenprüfbericht für 2023 im Q2 auf der MV vorgestellt wird und dann auch erst die Entlastung für den Vorstand beantragt wird. Wir haben auch mitgeteilt, das wir zwischenzeitlich auf der Suche nach einer digitalen Lösung für die Zurverfügungstellung der Belege waren und die Prüfung daher nicht abgeschlossen ist.

Nun melden sich Vereinsmitglieder das dies satzungswidrig sei, da eine Kassenprüfung jährlich zu erfolgen hat und damit auch die Entlastung.

Ist dem so? Wie können wir gegenüber den Vereinsmitgliedern argumentieren? Unsere Satzung regelt dazu nur:

§ 13 Kassen- und Rechnungsprüfung
(1) Jährlich hat eine stichprobenartige Kassen- und Rechnungsprüfung zu erfolgen. Hierzu ist die
Buchführung sowie der Jahresabschluss zu prüfen. Die Kassen- und Rechnungsprüfung
überprüft die Kassengeschäfte des Vereins auf sachliche Richtigkeit. Die Zweckmäßigkeit der
Mittelverwendung gehört nicht zur Prüfung.

Die Prüfung in dem Sinne ist ja erfolgt nur noch abgeschlossen.

Vielen Dank im voraus

Nun melden sich Vereinsmitglieder das dies satzungswidrig sei, da eine Kassenprüfung jährlich zu erfolgen hat und damit auch die Entlastung.

# Von Entlastung scheint in der Satzung nichts zu stehen, sie kann deshalb nachgeholt werden.
Die versäumte Kassenprüfung ist zwar ein Satzungsverstoß, aber so what. Ein Mitglied könnte theoretisch die Durchführung einklagen, aber davon geht es auch nicht schneller (und genau das wäre mein Argument).

Die Belegarchivierung scheint aber nebenbei benmerkt nicht GOB-konform zu sein.

Vielen Dank für die Rückmeldung. Die Kassenprüfung in dem Sinne ist ja erfolgt nur leider nicht abgeschlossen.

Was meinen Sie mit nicht GOB Konform? Wir haben alle Rechnungen in einem separaten Ordner in unserem E-Mailpostfach abgelegt, sortiert nach Jahren und Monaten. Ab 2024 haben wir nun die Belege/Rechnungen direkt in WiSO den Kontobuchungen mit zugeordnet.

Wir haben alle Rechnungen in einem separaten Ordner in unserem E-Mailpostfach abgelegt, sortiert nach Jahren und Monaten.

# Das wäre o.k., wenn die Daten so ausreichend sicher gespeichert und schnell auffindbar sind.