Steuern und Buchführung : Forum Vereinsknowhow
Fragen zur Vereinssteuerung, Gemeinnützigkeit und Buchführung in Vereinen
Auslagenersatz für Helferverpflegung
von: jd589 ()
Datum: 11.11.2024
Hallo zusammen,
in unserem Verein haben vor kurzem neue Mitglieder eine Veranstaltung größtenteils in Eigenregie organisiert, in Absprache mit dem Vorstand.
Nicht besprochen hatten sie allerdings, dass Helfer (größtenteils Nicht-Mitglieder), die im Vorfeld der Veranstaltung zum Beispiel beim Basteln von Dekoration unterstützt und während der Veranstaltung sowie beim Auf- und Abbau geholfen haben, bei ihrer entsprechenden Arbeit kostenfreie Verpflegung erhalten haben. Da die neuen Mitglieder für diese Verpflegungskosten in Vorleistung gegangen sind, möchten sie ihre Auslagen nun erstattet bekommen. So einen Fall hatten wir noch nie, weshalb ich als Kassenwartin nun etwas überfragt bin.
Die Kosten der Verpflegung außerhalb der Veranstaltung sind je nach Person etwas unterschiedlich, da es verschiedene Termine z.B. zum Basteln gab und bewegen sich zwischen 10 und 50 €. Die Helfer hatten zudem kostenfreien Zutritt zur Veranstaltung selbst. Der reguläre Eintrittspreis für diese lag bei 150-200 € für zwei Tage, wovon etwa 30 € wiederum auf Catering am ersten Veranstaltungstag entfielen. Unser Verein erhebt keinen Mitgliedsbeitrag. Die Veranstaltung kann unserem Satzungszweck zugerechnet werden.
Nun habe ich hier und anderswo zu dem Thema nachgelesen und bin zu dem Schluss gekommen, dass eine Übernahme der Verpflegung wenn, dann am ehesten über die Ehrenamtspauschale in Form eines Sachlohns gelöst werden könnte.
Ist meine Annahme so korrekt? Falls ja, müsste dazu dann ein Vertrag zwischen unserem Verein und jeder einzelnen betroffenen Person geschlossen werden und müsste darin genau aufgezählt werden, was jeweils alles vom Verein übernommen wird und welchem Gegenwert es entspricht?
Für eine Antwort wäre ich sehr dankbar. Sofern die Sache für dieses Forum zu komplex ist, bitte ich um entsprechenden Hinweis.
in unserem Verein haben vor kurzem neue Mitglieder eine Veranstaltung größtenteils in Eigenregie organisiert, in Absprache mit dem Vorstand.
Nicht besprochen hatten sie allerdings, dass Helfer (größtenteils Nicht-Mitglieder), die im Vorfeld der Veranstaltung zum Beispiel beim Basteln von Dekoration unterstützt und während der Veranstaltung sowie beim Auf- und Abbau geholfen haben, bei ihrer entsprechenden Arbeit kostenfreie Verpflegung erhalten haben. Da die neuen Mitglieder für diese Verpflegungskosten in Vorleistung gegangen sind, möchten sie ihre Auslagen nun erstattet bekommen. So einen Fall hatten wir noch nie, weshalb ich als Kassenwartin nun etwas überfragt bin.
Die Kosten der Verpflegung außerhalb der Veranstaltung sind je nach Person etwas unterschiedlich, da es verschiedene Termine z.B. zum Basteln gab und bewegen sich zwischen 10 und 50 €. Die Helfer hatten zudem kostenfreien Zutritt zur Veranstaltung selbst. Der reguläre Eintrittspreis für diese lag bei 150-200 € für zwei Tage, wovon etwa 30 € wiederum auf Catering am ersten Veranstaltungstag entfielen. Unser Verein erhebt keinen Mitgliedsbeitrag. Die Veranstaltung kann unserem Satzungszweck zugerechnet werden.
Nun habe ich hier und anderswo zu dem Thema nachgelesen und bin zu dem Schluss gekommen, dass eine Übernahme der Verpflegung wenn, dann am ehesten über die Ehrenamtspauschale in Form eines Sachlohns gelöst werden könnte.
Ist meine Annahme so korrekt? Falls ja, müsste dazu dann ein Vertrag zwischen unserem Verein und jeder einzelnen betroffenen Person geschlossen werden und müsste darin genau aufgezählt werden, was jeweils alles vom Verein übernommen wird und welchem Gegenwert es entspricht?
Für eine Antwort wäre ich sehr dankbar. Sofern die Sache für dieses Forum zu komplex ist, bitte ich um entsprechenden Hinweis.
Re: Auslagenersatz für Helferverpflegung
von: pfeffer ()
Datum: 11.11.2024
Nun habe ich hier und anderswo zu dem Thema nachgelesen und bin zu dem Schluss gekommen, dass eine Übernahme der Verpflegung wenn, dann am ehesten über die Ehrenamtspauschale in Form eines Sachlohns gelöst werden könnte.
# Ja, oder als sog. Annehmlichkeiten im Rahmen von Arbeitseinsätzen.
Falls ja, müsste dazu dann ein Vertrag zwischen unserem Verein und jeder einzelnen betroffenen Person geschlossen werden und müsste darin genau aufgezählt werden, was jeweils alles vom Verein übernommen wird und welchem Gegenwert es entspricht?
#Bei Vergütungen sollten entsprechende Belege vorliegen, also mindestens eine Abrechnung, wenn nicht ein Vertrag.
# Ja, oder als sog. Annehmlichkeiten im Rahmen von Arbeitseinsätzen.
Falls ja, müsste dazu dann ein Vertrag zwischen unserem Verein und jeder einzelnen betroffenen Person geschlossen werden und müsste darin genau aufgezählt werden, was jeweils alles vom Verein übernommen wird und welchem Gegenwert es entspricht?
#Bei Vergütungen sollten entsprechende Belege vorliegen, also mindestens eine Abrechnung, wenn nicht ein Vertrag.