Hallo,
wir sind ein kleiner Theaterverein im ländlichen Raum, jedoch mit eigenem Vereinsgebäude.
Auf der letzten Vorstandssitzung brachte ein Vorstandsmitglied den Vorschlag an, Mitgliedern mit verhältnismäßig langem Anreiseweg eine Beteiligung an den ihren Fahrtkosten aus Vereinsmitteln zukommen zu lassen.
In dem Vorschlag ging es nicht um Situationen, in denen ein Mitglied mit dem privaten Fahrzeug für den Verein Besorgungen macht (z.B. Möbelhaus oder Baumarkt), sondern es ging explizit um die Strecken vom Wohnort zum Vereinsgebäude, um sich an Aktivitäten wie Proben oder Bühnenbau zu beteiligen.

Hat jemand ein ähnliches Konstrukt schon mal in einem anderen Verein gesehen? Mir kommt das Konzept irgendwie falsch vor, allerdings fehlten mir in der Diskussion belastbare Einwände um dagegen zu argumentieren. Insbesondere kann ich mir nicht wirklich vorstellen, wie so eine Zahlung fair für alle Mitglieder gestaltet werden können soll.

Wenn es um Arbeitseinsätze für den Verein geht, gibt es vereins- und gemeinnützigkeitsrechtlich keine Bedenken.

Wo zieht man denn da genau die Grenze? Also gibt es irgendeine offizielle, eindeutige Regelung, was als Arbeitseinsatz zu bewerten ist?

Man mag ja argumentieren, dass alles, was dem Verein letztlich zugute kommt, ein Arbeitseinsatz ist, aber m.E. könnte man genauso gut den Standpunkt vertreten, dass Dinge wie der Bühnenbau oder die Proben ja eigentlich Sinn und Zweck des Vereins sind… immerhin beteiligen sich die Mitglieder ja auch freiwillig (sowas wie verpflichtende Arbeitsleistungen sieht die Satzung bei uns nicht vor).

Es geht ja nicht um einer Vergütung der Arbeitszeit. Die Frage ist, ob Mitglieder damit auch noch Kosten haben sollen.

Hm, das leuchtet irgendwie ein.

Dann stellen sich mir jedoch gleich zahlreiche Fragen zur praktischen Umsetzung:
1) Wäre so eine Anreiseerstattung für die Mitglieder etwas, dass der Vorstand alleine Beschließen kann, oder wäre hier die Mitgliederversammlung zu befragen? Erfordert es ggf. sogar eine Satzungsgrundlage?

2) Wird hier die Kilometerpauschale (von 0,30 € pro gefahrenem km) angewendet, die auch bei einer Reisekostenabrechnung genutzt würde, oder gilt hier ein anderer Betrag?

3) Wie müsste man eine solche Erstattung verbuchen? Fiele das in den ideellen Bereich, oder hängt dies womöglich von der Tätigkeit ab, die die Mitglieder durchführen? Also müsste ich die Erstattung bei denen, die zum Proben kommen in den ideellen Bereich buchen, bei denjenigen, die für den Bühnenbau auftauchen jedoch in den Zweckbetrieb und bei denen, die sich um den Garten kümmern in die Vermögensverwaltung, u.s.w.?

4) Muss jede Anreise einzeln verbucht werden, oder lässt sich das auch z.B. auf ein Jahr gesammelt durchführen (Anzahl der Erscheinen × Strecke von Wohnort zu Vereinsgebäude × 2 × Pauschalbetrag)? Ersteres scheint mir ein organisatorischer Alptraum zu sein.

1) Wäre so eine Anreiseerstattung für die Mitglieder etwas, dass der Vorstand alleine Beschließen kann, oder wäre hier die Mitgliederversammlung zu befragen? Erfordert es ggf. sogar eine Satzungsgrundlage?

# Wenn es bisher nicht übliche war, müsste die Mitgliederversammlung befragt werden

2) Wird hier die Kilometerpauschale (von 0,30 € pro gefahrenem km) angewendet, die auch bei einer Reisekostenabrechnung genutzt würde, oder gilt hier ein anderer Betrag?

# 30 Cent ist der steuerfreie Betrag. Der Verein hat bei der Erstattung natürlich freie Wahl.

3) Wie müsste man eine solche Erstattung verbuchen? Fiele das in den ideellen Bereich, oder hängt dies womöglich von der Tätigkeit ab, die die Mitglieder durchführen? Also müsste ich die Erstattung bei denen, die zum Proben kommen in den ideellen Bereich buchen, bei denjenigen, die für den Bühnenbau auftauchen jedoch in den Zweckbetrieb und bei denen, die sich um den Garten kümmern in die Vermögensverwaltung, u.s.w.?

# Die Reisekosten werden dort verbucht, wo die Tätigkeit der Mitglieder hinfällt. Eigentlich müssen auch die Proben in den Zweckbetrieb fallen, wenn die Aufführungen, für die geprobt wird, Zweckbetrieb sind.

4) Muss jede Anreise einzeln verbucht werden, oder lässt sich das auch z.B. auf ein Jahr gesammelt durchführen (Anzahl der Erscheinen × Strecke von Wohnort zu Vereinsgebäude × 2 × Pauschalbetrag)? Ersteres scheint mir ein organisatorischer Alptraum zu sein.

# Das kann auch gesammelt abgerechnet werden.