Guten Tag,

wir sind ein gemeinnütziger Verein, der als Träger eines Waldkindergartens fungiert. Als Fahrtkosten haben wir bisher nur mal bei Fortbildungen der Mitarbeitenden gegen entsprechende Belege der genutzten öffentlichen Verkehrsmittel Reisekosten erstattet.

Als Vorstandsvorsitzende war ich nun auf einer Tagung für Träger und habe hierfür mein privates Kfz genutzt. Da die Fahrt weiter war - einfach ca. 160 km - wollte ich mich bzgl. Erstattung der Reisekosten informieren. Online las ich von einem Fahrtenbuch, in das eingetragen werden soll, und von der Erstattungssumme von 30ct. pro km.

Hierzu meine Fragen:

Wie muss ein Beleg aussehen, mit dem Reisekosten entstanden mit einem privaten Kfz erstattet werden können? Braucht es hier also das Fahrtenbuch, wenn ja, welche Informationen muss dies enthalten - wenn nein, kann dafür von der betroffenen Person, in diesem Fall mir, eine Aufzeichnung über Fahrtweg, gefahrene km eingereicht werden und reicht aus?

Müssen wir versicherungsrechtlich etwas beachten?
Wir haben keine Dienstreiseversicherung. Bei unseren Mitarbeitenden haben wir per Schreiben festgelegt, dass diese zu Fortbildungen öffentliche Verkehrsmittel nutzen sollen, da wir keine Versicherung für das private Fahrzeug gewährleisten (die Nutzung wäre dann auf eigenes Risiko). (Dies hatten wir als Tipp so von einem Versicherungsunternehmen bekommen.)
Können wir also Fahrtkosten mit dem Auto überhaupt erstatten?

Herzlichen Dank für Ihre Hilfe.
MfG, JM

Eine Fahrtenbuch ist nicht erforderlich, dass dient der Aufteilung in private und berufliche Fahrten, wenn also ein Pkw gemischt genutzt wird.
Die Reisekostenabrechnung muss enthalten:
- Name und Anschrift
- Grund der Fahrt
- Datum, Start- und Zielort
- gefahrene Kilometer
- Kilometersatz und Gesamtbetrag