Guten Tag zusammen,

ich hoffe, dass ich hier einen erfahrenen Buchhalter finde, der mir helfen kann, den Knoten in meinem Kopf etwas zu entwirren.

Ich buche seit ein paar Wochen in einem gemeinnützigen Verein. Der angestellte Mitarbeiter hält hin und wieder Vorlesungen an ausländischen Universitäten. Er bringt dann ein "Reimbursement" Formular mit, also ein Formular zur Rückerstattung der Reisekosten, fügt seine Ausgaben (Fahrtkosten, Hotel), die übrigens auf seinen Namen lauten, an und bekommt dann kurze Zeit später den Betrag brutto erstattet. Bisher gebucht wurde diese Gutschrift auf dem Konto "Erstattung Reisekosten". Mein Problem: gilt dieses Konto nicht nur für Firmenangehörige, d.h. für Arbeitnehmer ggü Arbeitgeber? Ich bin etwas ratlos, wohin ich buchen muss. Ist es nicht vielmehr so, dass wir diese Reisekosten dem Auftraggeber, also der jeweiligen Uni in Rechnung stellen müssten? Und müsste diese Uni dann nicht im Rahmen des Reverse Charge Verfahrens Umsatzsteuer abführen? Oftmals ist es so, dass ein pauschaler Betrag erstattet wird, der über die reinen Reisekosten hinausgeht, das wäre doch ein steuerpflichtiger Umsatz für uns??



Ich hoffe, jemand kann Licht in mein Dunkel bringen. Freue mich über Hinweise.



Dankeschön!

Wenn der Mitarbeiter im Auftrag des Vereins reist, kann der ihm die Reisekosten erstatten.
Umsatzsteuerpflichtig ist das mangels Leistungstausch nur, wenn die Reisekosten Nebenkosten zu einer steuerpflichtigen Leistung sind, deren "steuerliches Schicksal" sie teilen.

Hallo Herr Pfeffer!

Die Reisekostenerstattung bekommt der Verein auf sein Konto eingezahlt. Also das wird bei uns als "Einnahme" gebucht.
Problematisch ist,dass es halt nicht nur eine reine Erstattung der Auslagen ist sondern es wird in vielen Fällen auch eine Pauschale gezahlt, die über die reinen Kosten hinausgeht. Ist das dann ein Honorar? Wir stellen als Verein ja auch gar keine Rechnung aus? Da die Vorlesungen ja meistens im europäischen Ausland sind müssten doch eh die Leistungsempfänger die Rechnung versteuern, oder?

Wie buche ich denn einen reinen Auslagenersatz?