Hallo,

ich habe eine Frage zu einem etwas komplexeren, zusammengesetzten Geschäftsvorfall: Wir verfügen über Zugangsdaten zu BahnCorporate sowie weiteren Reisedienstleistern, um vermeiden zu können, dass Mitglieder in Vorkasse gehen müssen. Dabei buchen wir über unseren Zugang die Fahrkarte und erhalten mit der Reisekostenabrechnung die Fahrkarte (sowie eventuell getätigte weitere Ausgaben). Wir haben also folgenden Ablauf:

1. Wir buchen die Fahrkarte
2. Die Fahrkarte wird bezahlt (idr Lastschrift oder Kreditkarte)
3. Eine Reisekostenabrechnung wird eingereicht
4. Sofern vorhanden, wird ein Erstattungsbeitrag/Fehlbetrag überwiesen

Eine Idee wäre, Vorfall 1 zu ignorieren und bei Punkt 2 ein Darlehen zu buchen - andererseits wird so die Bahn bzw. der Reisedienstleister (sowie die eigentliche Rechnungsstellung) überhaupt nicht erfasst.
Ein anderer Ansatz wäre
1. als Darlehen an Kreditor (und hier schon die Fahrkarte als Beleg?)
2. als Kreditor an Bank (mit dem Kontoauszug als Beleg)
3. als Darlehen an Kreditor, Kreditor an Aufwand (mit der Abrechnung als Beleg)
sowie 4. als Kreditor an Bank / Bank an Kreditor (wieder mit einem Kontoauszug)
Wir verwenden den SKR 49 mit Kreditoren und Debitoren. Interessant wäre auch, was sich als Belege anbieten würden. Die Rechnungen lauten entsprechend auf den Verein.
Können wir derartige Beträge als Darlehen verbuchen? Oder bietet sich dafür ein anderes Konto an?

Viele Grüße,
prauscher

Ich habe nicht ganz verstanden: Wer zahlt die Fahrkarte vorab - das Mitglieder oder Verein?

Hallo,

der Verein bezahlt die Fahrkarte und gibt sie dem Mitglied zur Verwendung. Danach reicht das Mitglied die Fahrkarte mit der Reisekostenabrechnung ein.

Viele Grüße,
Patrick Rauscher

Dass der Beleg (die Fahrkarte) zunächst an das Mitglied geht und dann wieder an den Verein, spielt für die buchhalterische Behandlung keine Rolle. D.h. die Fahrkarte wird wie andere Belege auch gebucht. Der Verein gibt ja kein Darlehen, sondern trägt nur Kosten, die ihm ohnehin zufallen. Die Fahrkarte wird also mit Erhalt bzw. Bezahlung gebucht und später dann die sonstigen Reisekosten, die das Mitglied geltend macht.

Hallo,

danke schonmal für die Antwort - wie ist das bei Zahlungsweise Vorkasse? Dabei muss ich ja eine Zahlung vor Rechnungsstellung ausweisen: Darf ich dabei einen debitorischen Kreditor hervorrufen oder muss ich das getrennt (z.B. unter Guthaben o.ä.) verbuchen?

Viele Grüße,
Patrick Rauscher

Zunächst gilt bei Nichtbilanzierern immer der Zahlungszeitpunkt als Buchungszeitpunkt.
Bei Bilanzierern würde man ein Verrechnungskonto dazwischenschalten (Geldtransfer o.ä.), um das Auseinanderfallen von Zahlungszeitpunkt und Belegdatum zu berücksichtigen.
Man kann es sich aber einfacher machen: Wenn es über die Kasse läuft, einfach zum Belegdatum buchen. Dass der Kassenstand zwischenzeitlich nicht stimmt, muss ja keinen stören, der nicht gerade nachzählt.