Hallo zusammen,

ich bin relativ frisch gebackener Kassier eines neu gegründeten Vereins, der als Satzungszweck schwerpunktmäßig Konzerte einer bestimmten Musikrichtung organisiert. Für die Realisierung der Konzerte greifen wir auf Helfer innerhalb und außerhalb der Mitgliedschaft des Vereins zurück.
Die Gemeinnützigkeit wurde uns in Aussicht gestellt (geprüfter Satzungsentwurf). Wir rechnen damit, dass wir dieses Jahr bzgl. Umsatzsteuer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können

Für die Buchhaltung nutzen wir den SKR 49. Jetzt sind bei mir einige Fragen aufgekommen, wie bestimmte Ausgaben für die Helfer auf den Konzerten zugeordnet werden sollen. Für jede Hilfestellung wäre ich sehr dankbar :) Mir wäre auch schon sehr geholfen, wenn mir jemand etwas dazu sagen kann, unter welchen steuerlichen Bereich die folgenden Punkte fallen, das passende Konto im SKR 49 finde ich dann vermutlich.

Catering (Essen):
Es wird Catering für die auftretenden Bands geben (vertraglich mit den Bands festgehalten). Die Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) sollen während ihrer Arbeitseinsätze auch verpflegt werden. Wie sind die Ausgaben für das Catering jeweils korrekt zu verbuchen?

Verzehrgutschein für Getränke:
Wir denken darüber nach, für Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) einen Verzehrgutschein für Getränke auszugeben, den diese nach ihrem Arbeitseinsatz einlösen können. Wie wäre das zu verbuchen? Ist dies mit Blick auf die Gemeinnützigkeit bedenklich?

T-Shirts für Helfer:
Es soll spezielle T-Shirts für Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) geben, damit diese auch als solche auf dem Konzert erkennbar sind. Wie wären die Ausgaben für die T-Shirts zu verbuchen? Wir denken hier auch über einen Unkostenbeitrag nach. Wie wären diese Einnahmen zu verbuchen?

Freier Eintritt:
Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) und Vereinsmitglieder sollen freien Eintritt für die Konzerte erhalten. Wie ist das zu verbuchen?

Pfandeinnahmen:
Im Getränkeverkauf werden wir mit Pfand arbeiten. Wie sind Einnahmen zu verbuchen, die durch nicht zurückgegebene Becher entstehen (die Gäste holen also ihr Pfand nich zurück)? Das gehört ja mit in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, hier bin ich mir allerdings beim genauen Konto nicht sicher.

Danke im Voraus für jede Hilfe! :)
Herzliche Grüße,
Natalie Nagowski

Catering (Essen):
Es wird Catering für die auftretenden Bands geben (vertraglich mit den Bands festgehalten). Die Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) sollen während ihrer Arbeitseinsätze auch verpflegt werden. Wie sind die Ausgaben für das Catering jeweils korrekt zu verbuchen?

# Die Verpflegung der Band wird wie die Gage verbucht.
Bei den Helfern sind es Sachbezüge oder Annehmlichkeiten. Beides bleibt in der Regel lohnsteuerfrei (60-Euro-Grenze)

Verzehrgutschein für Getränke:
Wir denken darüber nach, für Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) einen Verzehrgutschein für Getränke auszugeben, den diese nach ihrem Arbeitseinsatz einlösen können. Wie wäre das zu verbuchen? Ist dies mit Blick auf die Gemeinnützigkeit bedenklich?

# Die Verzehrgutscheine werden nicht anders behandelt als ausgegebene Verpflegung (s.o.). Sie werden nur soweit berücksichtigt, wie sie eingelöst werden.
Bei Mitgliedern und Ehrenamtlern können das Aufmerksamkeiten im Rahmen besonderer Arbeitseinsätze sein und sind gemeinnützigkeitsunschädlich, wenn sie in einem angemessenen Rahmen bleiben.

T-Shirts für Helfer:
Es soll spezielle T-Shirts für Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) geben, damit diese auch als solche auf dem Konzert erkennbar sind. Wie wären die Ausgaben für die T-Shirts zu verbuchen? Wir denken hier auch über einen Unkostenbeitrag nach. Wie wären diese Einnahmen zu verbuchen?

# Als "Arbeitskleidung" wären das Kosten der Veranstaltung. Wenn die Helfer die Shirts behalten, werden sie wie oben behandelt. Ein Eigenanteil ist aber eine Einnahme des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs.

Freier Eintritt:
Helfer (teilweise Vereinsmitglieder, teilweise Externe) und Vereinsmitglieder sollen freien Eintritt für die Konzerte erhalten. Wie ist das zu verbuchen?

# wie oben

Pfandeinnahmen:
Im Getränkeverkauf werden wir mit Pfand arbeiten. Wie sind Einnahmen zu verbuchen, die durch nicht zurückgegebene Becher entstehen (die Gäste holen also ihr Pfand nich zurück)? Das gehört ja mit in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, hier bin ich mir allerdings beim genauen Konto nicht sicher.

# Beim Nichtbilanzierer ist das Pfand eine Einnahme (Ertrag). Sie fällt in den gleichen Bereich wie der Verkauf der Getränke.

Vielen Dank für die schnelle Antwort!

Eine Rückfrage kam mir jetzt noch bezüglich der Verbuchung von freiem Eintritt für Helfer und Vereinsmitglieder. Hierfür entstehen dem Verein ja keine tatsächlichen Kosten, es findet also keine Abbuchung vom Vereinskonto statt.
Wo muss ich das buchhalterisch korrekt eintragen? Das passende Sachkonto scheint mir "2800 Mitgliederpflege" zu sein, was wäre das passende Gegenkonto?

Das Gegenkonto wäre ein entsprechendes Ertragskonto (Eintrittsgelder). Ich würde das aber wohl eher gar nicht verbuchen.