Hallo zusammen,

meine Non-Profit Organisation hat eine vertragliche Vereinbarung mit einer externen Institution, wobei jährlich eines unserer Vereinsmitglieder unentgeltlich als Praktikant für jene Organisation arbeiten soll. Der Vertrag sieht auch vor, dass unsere NPO im Vornherein einen festen Betrag überwiesen bekommt, mit dem wir die Reise-/Lebenshaltungskosten unseres Vereinsmitgliedes während seines Praktikums erstatten sollen.

Für gewöhnlich können wir als Verein nur Aufwendungen nachträglich gegen Kosten-Einzelnachweise erstatten. Im jetzigen Fall konnte unser Vereinsmitglied jedoch nicht ausreichend viele Einzelnachweise aufbringen (für einige Kosten fehlen Rechnungen), weshalb wir nicht den vollen Umfang des Betrages unserer Partner-Organisation an den Praktikanten weitergeben können. Die Partnerinstitution möchte den Restbetrag jedoch nicht zurückerstattet haben, sondern ihn im vollen Umfang an den Praktikanten weitergeben.

Gibt es eine Möglichkeit auch ohne direkte Einzelnachweise, die Reisekosten zu erstatten, vielleicht über pauschale Tagesgeldbeträge, die anhand der gearbeiteten Tage abgerechnet werden?

Vielen Dank und beste Grüße!

Es gibt als Pauschalen die Verpflegungsmehraufwendungen und eine Pauschale für die Übernachtung von 20 Euro.