Guten Tag,

als Kassenwart eines kleinen gemeinnützigen Fördervereins habe ich ein paar buchungstechnische Fragen. Wir machen die Buchhaltung ohne ein professionelles Buchhaltungsprogramm.

Als Vorlage für unser kleines Kassenbuch mit E/A-Rechnung und Vermögensaufstellung haben wir das Muster vom bayerischen Finanzamt aus einer Broschüre von 2015 genommen (S.120 - 123):
(erster Google-Link wenn man "Steuertipps für Vereine bjr" sucht)

Nun sind mir im Rahmen unserer kurzen Existenzzeit schon folgende Fragen aufgekommen und ich wäre sehr dankbar, wenn ich hier Hilfe bekommen könnte, da ich über etliche Google-Suchen leider nicht schlau geworden bin :)

- Bezieht sich die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung ausschließlich auf liquide Mittel oder müssen dort auch Sachgegenstände angegeben werden?

- Wie vermerke ich erhaltene Sachspenden? Wie in dem Muster angegeben unter Spenden, auch wenn wir da ja keine geldliche Einnahme haben?Wenn ja, haben dann also auch nicht-geldliche Mittel Auswirkungen auf Rücklagenbildungen?
Oder vermerke ich Sachspenden schlichtweg einfach nur in der Vermögensübersicht unter Sachanlagen ideeller Zwecke?

- Wie gebe ich darüber hinaus ein erhaltenes zinsloses Darlehen an?
Wenn ich den Erhalt als ideelle Einnahme angebe (und Tilgungen dann als idelle Ausgabe), könnte ich ganz einfach ja eine sehr hohe Freie Rücklage bspw. bilden und das scheint mir nicht richtig zu sein.
Oder gebe ich dieses auch wieder nur als Verbindlichkeit in der Vermögensaufstellung an?



Vielen Dank für die Hilfe im Voraus.



Edited 1 time(s). Last edit at 20.01.2021 by mojo8.

- Bezieht sich die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung ausschließlich auf liquide Mittel oder müssen dort auch Sachgegenstände angegeben werden?

# Sie bezieht sich nur auf Aufwand und Ertrag. Bestände an Geld und Sachen werden nicht erfasst.

- Wie vermerke ich erhaltene Sachspenden? Wie in dem Muster angegeben unter Spenden, auch wenn wir da ja keine geldliche Einnahme haben?

# Ja, es wird letztlich gegen ein Aufwandskonto oder Bestandskonto gebucht. Das geht meist nur über ein Verrechnungskonto.

Wenn ja, haben dann also auch nicht-geldliche Mittel Auswirkungen auf Rücklagenbildungen?

# Ja, sie werden in die Bemessungsgrundlage einbezogen.

Oder vermerke ich Sachspenden schlichtweg einfach nur in der Vermögensübersicht unter Sachanlagen ideeller Zwecke?

# Nein, weil sie ja ein Ertrag sind.

- Wie gebe ich darüber hinaus ein erhaltenes zinsloses Darlehen an?

# Das wird in der EÜR nicht erfasst.

Oder gebe ich dieses auch wieder nur als Verbindlichkeit in der Vermögensaufstellung an?

# Genau!

Vielen Dank für die schnelle Hilfe.

Zum Verständnis habe ich jedoch noch Rückfragen:

- Bedeutet dies, dass die €-Angaben in der Einnahme-/Ausgabe-Aufstellung einerseits geldliche Zu- und Abflüsse als auch sachliche Zu- und Abflüsse innerhalb eines Jahres erfassen?
Würde dies dann bedeuten, dass der Punkt Spenden in der o.g. Aufstellung Geld- als auch Sachspenden erhalten würden?
Bisher entsprach diese E-/A-Aufstellung im Saldo immer unserem Kontostand aus Bank und Barkasse. Führe ich dann ein am besten ein extra "Kassenbuch" für sachliche Einnahmen und Ausgaben und summiere das dann zum Jahresende für die E-/A-Aufstellung?


- Das heißt, dass das Darlehen sowie seine Tilgungen in meiner Einnahme-/Ausgabe-Aufstellung auch nicht erscheint, sondern nur in der Vermögensübersicht?


Vielen Dank für die Hilfe

- Bedeutet dies, dass die €-Angaben in der Einnahme-/Ausgabe-Aufstellung einerseits geldliche Zu- und Abflüsse als auch sachliche Zu- und Abflüsse innerhalb eines Jahres erfassen?

# Ja, es gibt auch nichtmonetäre Erträge.


Würde dies dann bedeuten, dass der Punkt Spenden in der o.g. Aufstellung Geld- als auch Sachspenden erhalten würden?

# Ja.

Bisher entsprach diese E-/A-Aufstellung im Saldo immer unserem Kontostand aus Bank und Barkasse.
Führe ich dann ein am besten ein extra "Kassenbuch" für sachliche Einnahmen und Ausgaben und summiere das dann zum Jahresende für die E-/A-Aufstellung?

# In der Regel steht einer Sachzuwendung ein Aufwand gegenüber.
Beispiel: Sponsor spendet Sportkleidung. Dann wird gegen Aufwand für Sportkleidung gebucht.
Was Sie benennen, beträfe nur Bestände aus Sachspenden.

- Das heißt, dass das Darlehen sowie seine Tilgungen in meiner Einnahme-/Ausgabe-Aufstellung auch nicht erscheint, sondern nur in der Vermögensübersicht?

# Ganz richtit.

Scheinbar vernachlässige ich total die sachlichen Erträge und Aufwände.

Bisher habe ich über Excel letztlich immer nur die Geldbewegungen wiedergegeben, sprich jede Bewegung auf unserem Konto und in der Barkasse und diese entsprechend den vier Vereinssphären zugeordnet.
Bis jetzt hatte ich gedacht, dass das auch ausreicht für so kleine Vereine.


Würde das bedeuten, dass ich für jeden monetären Kauf die sachliche Gegenleistung irgendwo vermerken muss? Aber wie weiß ich denn dann, welche materiellen Gegenstände ich in einer Vermögensübersicht angeben muss?


Was genau definiert denn bei einer Sachspende den Verbrauch?
Denn auch die Sportkleidung wird ja nicht verbraucht, sondern wird ja über längere Zeit genutzt.
Bspw. erhält man einen Geschenkgutschein als Spende, den man nicht auf einmal sondern schrittweise einlöst.
Weil in der E-/A-Aufstellung würde sich die Sachspende ja verrechnen, wenn ich die Sachspende gleichzeitig als ideelle Einnahme buche und mit gleichem Wert dann auch wieder als ideelle Ausgabe angebe.

Vielen Dank.

Würde das bedeuten, dass ich für jeden monetären Kauf die sachliche Gegenleistung irgendwo vermerken muss?

# Nein, Gegenkonto ist regelmäßig ein Aufwandskonto, außer bei Gegenständen, die abgeschrieben werden (Sachanlagen)

Aber wie weiß ich denn dann, welche materiellen Gegenstände ich in einer Vermögensübersicht angeben muss?

# Das sind langlebige Wirtschaftsfüter mit Anschaffungskosten über 250 Euro


Was genau definiert denn bei einer Sachspende den Verbrauch?

# So wie bei gekauften Gegenständen sonst auch (s.o.)

Denn auch die Sportkleidung wird ja nicht verbraucht, sondern wird ja über längere Zeit genutzt.

# Ja, theoretisch kann man sie abschreiben. Weil gebrauchte Sportkleidung aber kaum noch einen Wert hat, macht das keinen Sinn.

Weil in der E-/A-Aufstellung würde sich die Sachspende ja verrechnen, wenn ich die Sachspende gleichzeitig als ideelle Einnahme buche und mit gleichem Wert dann auch wieder als ideelle Ausgabe angebe.

# Ganz richtig.

Und wie sähe das dann konkret bei Sachspenden in Form von Geschenkgutscheinen aus?

Wäre die Darstellung unten so richtig oder spielt bei Gutscheinen dann doch das Datum des Aufwands eine Rolle?


Sachspende "Geschenkgutschein bis 250€":
wird direkt als Aufwand gebucht
(unabhängig davon, ob der Gutschein tatsächlich schon eingelöst wurde)


Sachspende "Geschenkgutschein ab 250€":
wir nicht als Aufwand gebucht, sondern wird als Sachanlage geführt und abgeschrieben
(unabhängig davon, ob der Gutschein früher oder später eingelöst wird/wurde)


Falls Gutscheinsachspenden tatsächlich abgeschrieben werden:
Wie gebe ich dann die Buchung an, wenn ich den Gutschein gegen ein Produkt einlöse (wenn der Gutschein tatsächlich schon abgeschrieben wurde)?
Dann stände ja bspw. 0€ Aufwand gegenüber 100€ Ertrag (durch Erhalt des Produkts).
Kann das richtig sein?


Vielen Dank für die Mühe.

Ich halte beides nicht für richtig.
Korrekt wäre m.E. den Gutschein wie eine Scheck zubuchen (Finanzbestandskonto) und erst bei Einlösung als Aufwand.