Hallo,

ich bin seit Mitte 2020 (zunächst kommissarisch) Kassierer unseres gemeinnützigen Vereins, nachdem mein Vorgänger zurückgetreten war. Wir sind ein Förderverein einer Freiwilligen Feuerwehr.

Zunächst eine Frage zur Kassenführung:
Wir verwenden bisher keine spezielle Buchhaltungssoftware o.ä., sondern alle Einnahmen und Ausgaben werden in einer Excel-Tabelle untereinander geschrieben und fortlaufend nummeriert mit den entsprechenden Belegen (z.B. Rechnungen etc.) in einem Ordner abgeheftet. So wurde es von meinem Vorgänger gemacht und so habe ich es jetzt zunächst auch weiter geführt. Ist das so grundsätzlich in Ordnung oder ist das zu "einfach"?

Bislang wurde dabei allerdings nie eine Unterteilung in die 4 Bereiche (i-v-z-w) vorgenommen, was sowohl vom Verein (Mitgliederversammlung / Kassenprüfer) als auch vom Finanzamt soweit mir bekannt nie bemängelt wurde. Es wurde im Kassenbericht immer nur Stand 1.1. + Einnahmen - Ausgaben = Stand 31.12. angegeben und dann ein Gewinn oder Verlust zu dem Stand am 1.1. festgestellt.
Für mein Verständnis ist die Aufteilung aber doch zwingend vorzunehmen oder?
Leider gestaltet es sich als sehr schwierig die Mitglieder davon zu überzeugen, dass es so gemacht werden muss. Meist wird es mit "das haben wir noch nie so gemacht", "das ist Blödsinn", "wir wollen mal nicht päpstlicher sein als der Papst" usw. abgetan und es besteht bei den allermeisten überhaupt keine Bereitschaft sich damit wenigstens mal zu befassen.
Bevor ich da weiter Überzeugungsarbeit leiste würde ich daher gerne wissen, ob meine Auffassung so korrekt ist?

Vielen Dank!

Ist das so grundsätzlich in Ordnung oder ist das zu "einfach"?

# Excel gilt nicht als GOB-adäquat. Wenn aber für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg vorliegt, ist das grundsätzlich kein Problem.


Bislang wurde dabei allerdings nie eine Unterteilung in die 4 Bereiche (i-v-z-w) vorgenommen, was sowohl vom Verein (Mitgliederversammlung / Kassenprüfer) als auch vom Finanzamt soweit mir bekannt nie bemängelt wurde.

# Bei vielen Vereinen kann das Finanzamt die steuerliche Auftelung aus der Kosten- und Ertragsgliederung der EÜR ersehen. Wenn es also bisher keine Einwände hatte...


Es wurde im Kassenbericht immer nur Stand 1.1. + Einnahmen - Ausgaben = Stand 31.12. angegeben und dann ein Gewinn oder Verlust zu dem Stand am 1.1. festgestellt.

# Stand müsste eigentlich der 31.12. sein, nicht der 1.01.. Aber das hat das Finanzamt wohl verstanden.

Für mein Verständnis ist die Aufteilung aber doch zwingend vorzunehmen oder?

# Es gibt dazu keine konkreten gesetzlichen Vorgaben. Die Aufzeichnung müssen aber so beschaffen sein, dass sie den Zweck der Besteuerung erfüllen. Das sah in Ihrem Fall das Finanzamt wohl als gegeben an.

Leider gestaltet es sich als sehr schwierig die Mitglieder davon zu überzeugen, dass es so gemacht werden muss. Meist wird es mit "das haben wir noch nie so gemacht", "das ist Blödsinn", "wir wollen mal nicht päpstlicher sein als der Papst" usw. abgetan und es besteht bei den allermeisten überhaupt keine Bereitschaft sich damit wenigstens mal zu befassen.
Bevor ich da weiter Überzeugungsarbeit leiste würde ich daher gerne wissen, ob meine Auffassung so korrekt ist?

# Ich würde das als Kassierer einfach so machen. Der Unterschied ist ja nicht so groß. Es sollte zumindest keine Grund sein, die Entlastung zu verweigern.

Vielen Dank für die schnelle Hilfe!

Ich werde das ganze jetzt einfach mal so umsetzen und schauen was passiert.

Zur Kassenführung: Wie stelle ich denn Verschiebungen zB vom Konto zur Barkasse dar? Oder werden solche Umbuchungen garnicht erfasst? Ich bin zunächst so vorgegangen, dass ich wenn ich Geld am Automaten abgehoben habe dieses als Ausgabe beim Konto und Einnahme beim Bargeld aufgeführt habe. Dann habe ich mir allerdings gedacht, dass diese Praxis bei großen Summen ja ggf. eine Steuerpflicht auslösen könnte weil Einnahmen quasi "vorgetäuscht" werden, die ja eigentlich keine sind. Somit wäre es ja ggf. doch besser dies nicht darzustellen oder zumindest nur als Hinweis zur Übersichtlichkeit?

Zur Zuordnung zu den einzelnen Bereichen ist mir leider auch noch nicht alles klar:

Der Verein besitzt ein Einsatzfahrzeug, dass zusätzlich zu den von der Gemeinde gestellten eingesetzt wird. Sind die damit verbundenen Kosten (zB Sprit, Versicherung, Reparaturen) dem ideellen Bereich zuzuordnen oder eher dem Zweckbetrieb?

Und wie sieht es mit der Beschaffung aus? In 2020 wurde das alte Fahrzeug durch den Verein verkauft und ein neueres angeschafft. In welchen Bereich fallen dann die Einnahmen (Verkauf alt) und Ausgaben (Kauf neues)?

Wenn das Fahrzeug in Ausnahmefällen mal für den wirtschftlichen Bereich genutzt wird (zB Einkauf für ein Fest o.ä.) hatte ich mir gedacht, dass ich einfach zum Jahresende das Fahrtenbuch auswerte und alle Kosten, die das Fahrzeug im Jahr verursacht hat anteilig nach km dem wirtschtlichen Bereich zuordne. Also wenn von 1.000km zB 100km für den wirtschaftlichen Bereich gefahren wurden, ordne ich diesem einfach 10% der Kosten zu. Kann man das so einfach lösen?

Und sehe ich das richtig, dass die Anschaffung und der Unterhalt von Ausrüstungsgegenständen (zB Stiefel, Schlauch oder Pumpe) die dem Satzungszweck entsprechen immer dem ideellen Bereich zugeordnet werden können? Genauso Einnahmen wenn man diese später wieder verkauft? Oder gehören zB Wartungen oder Reparaturen an diesen Geräten zum Zweckbetrieb?

Zur Kassenführung: Wie stelle ich denn Verschiebungen zB vom Konto zur Barkasse dar?
Oder werden solche Umbuchungen garnicht erfasst?

# Das sind reine Bestandbuchungen, die nicht der EÜR abgebildet werden.

Ich bin zunächst so vorgegangen, dass ich wenn ich Geld am Automaten abgehoben habe dieses als Ausgabe beim Konto und Einnahme beim Bargeld aufgeführt habe.

# Nein, das ist keine Einnahme. Sie müssten für die Erfassung ein Verfahren haben, das einen Transfer von Bank nach Kasse darstellen kann. Oder Sie erfassen das eben gar nicht.

Zur Zuordnung zu den einzelnen Bereichen ist mir leider auch noch nicht alles klar:

Der Verein besitzt ein Einsatzfahrzeug, dass zusätzlich zu den von der Gemeinde gestellten eingesetzt wird. Sind die damit verbundenen Kosten (zB Sprit, Versicherung, Reparaturen) dem ideellen Bereich zuzuordnen oder eher dem Zweckbetrieb?

# Dem ideellen Bereich, weil der Verein damit ja keine wirtschaftlichen Einnahmen erzielt.

Und wie sieht es mit der Beschaffung aus? In 2020 wurde das alte Fahrzeug durch den Verein verkauft und ein neueres angeschafft. In welchen Bereich fallen dann die Einnahmen (Verkauf alt) und Ausgaben (Kauf neues)?

# Beides in den ideellen Bereich.

Wenn das Fahrzeug in Ausnahmefällen mal für den wirtschftlichen Bereich genutzt wird (zB Einkauf für ein Fest o.ä.) hatte ich mir gedacht, dass ich einfach zum Jahresende das Fahrtenbuch auswerte und alle Kosten, die das Fahrzeug im Jahr verursacht hat anteilig nach km dem wirtschtlichen Bereich zuordne. Also wenn von 1.000km zB 100km für den wirtschaftlichen Bereich gefahren wurden, ordne ich diesem einfach 10% der Kosten zu. Kann man das so einfach lösen?

# Ja, das wäre o.k. so.

Und sehe ich das richtig, dass die Anschaffung und der Unterhalt von Ausrüstungsgegenständen (zB Stiefel, Schlauch oder Pumpe) die dem Satzungszweck entsprechen immer dem ideellen Bereich zugeordnet werden können?

# Ja.

Genauso Einnahmen wenn man diese später wieder verkauft? Oder gehören zB Wartungen oder Reparaturen an diesen Geräten zum Zweckbetrieb?

# Auch für Reparaturen usf. gilt: Zweckbetrieb wäre das nur, wenn mit den Geräten wirtschaftliche Einnahmen erzielt werden.

Hallo,

> Ich bin zunächst so vorgegangen, dass ich wenn ich
> Geld am Automaten abgehoben habe dieses als
> Ausgabe beim Konto und Einnahme beim Bargeld
> aufgeführt habe.

ich gebe in meiner Excel-Datei für jede Buchung eine Kategorie (und sogar eine Unterkategorie) an. Für so etwas habe ich die Kategorie "interne Buchung". Später beim Jahresabschluss fasse ich alle Kategorien zusammen (Pivottabelle oder SUMMEWENN), lasse aber die internen Buchungen außenvor.

Gruß

Ich kann dir empfehlen, dir ein vernünftiges Buchhaltungsprogramm zu holen.

Ich nutze mth-software. Für kleines Geld Top Software und Support. Gibt es als Ust Version und ohne Ust.
Das hast du was was DSVGO konform und GodB Konform ist.

Dieses Excel Rumgekrebse hatte ich auch bei Mein Verein von Buhldata. Ohne Worte.

Gruß Dominik

Danke für die Hilfe und die Tipps :)

Wegen der Software werden ich mich nochmal umschauen.