Hallo ich habe heute folgende Frage. Der Vorstand und die Kassenprüfer führen alljährlich eine gemeinsame Jahresabschlussveranstaltung durch. In dieser wird vom Verein ein begrenzter Kostenbeitrag übernommen. Nun erfolgte die Kassenprüfung der Kassenprüfer und hier wurde beanstandet, dass auch der Kostenbeitrag für 2 Personen (Schriftführer + Kassenprüfer = Ehepaar) welche kurz vorher krankheitsbedingt abgesagt haben mit verbraucht wurde.
Meine Fragen hierzu sind:
Kann der Vorstand in dieser Form eine Jahresabschlussveranstaltung unter Verwendung eines geringen Kostenbeitrages durchführen?
Kann das Geld der Nichtanwesenden mit verbraucht werden?
Gibt es eventuell gesetzliche Regelungen bzw. finanztechnische Regelungen?
Vielen Dank im Voraus für die Beantwortung
Olaf Hilbig

Guten Morgen,

ich denke, dass es hier insbesondere darauf ankommt, unter welchen Bedingungen die Bereitstellung des Geldes erfolgte.

Variante A: Der Vorstand hat auf Basis der vermuteten Teilnehmerzahl das Budget kalkuliert und dann gesagt, dass er diese Veranstlatung mit XXX€ unterstützt. Damit kann dies Budgert dann auch entsprechend genutzt werden.

Variante B: Der Vorstand legt fest, dass er die Veranstaltung pro Teilnehmer mit yyy€ unterstützt, wobei der vorgesehen Personenkreis auch vorher festgelegt ist. Da ist es dann sich auch klar, dass kein Geld für nciht teilnehmende Personen genutzt werden kann.

VIele Grüße

Ist der Verein gemeinnützig?

Ja der Verein ist gemeinnützig.

Dann müsste man schon genauer hinschauen, was die Verwendung der Mittel anbelangt. Findet das ganze im Namen des Vereins statt?
Zulässig wäre hier regelmäßig nur die 40-Euro-Grenze.

Es wurde ein Beschluss im Vorstand gefasst, das "..allen Anwesenden bei der Jahresabschlussveranstaltung mit einem Gutschein im Wert von 20,00 Euro für die über das gesamte Jahr geleistet Hilfe zu danken ist. Die Kosten für alle Teilnehmer betragen 280,- Euro.

Steuerlich gibt es gegen eine solche Regelung keine Bedenken.

In der ganzen Angelegenheit hierzu nochmal nachgefragt nach vorgelegten Kassenprüfbericht.
Auszug: „…. Laut Beschluss des Vorstandes soll allen Anwesenden bei der Jahresabschlussveranstaltung des Vorstandes ein Gutschein in Höhe von 20 Euro p. P. für die geleistete Arbeit ausgereicht werden. Die Ausgabeplanung beträgt im Gesamtwert 280 Euro. Auf Grund dieser aufgeführten Position im Beschluss und der Unstimmigkeit der Ausgabehöhe kann der Vorstand nicht entlastet werden.“
Die Begründung lautet „… gemäß Beschluss ist eindeutig vorgeschrieben wie die Gelder verauslagt werden dürfen. Sind nicht alle Genannten anwesend, ist das Geld nicht im vollen Umfang ausgabefähig. Somit waren nur für die Teilnehmer die Geldmittel ausgabefähig. Die Mehrausgaben sind dem Verein zurück zu erstatten.“
Meine Fragen: Sind die Kassenprüfer mit dieser Argumentation berechtigt die Entlastung des Vorstandes zu versagen? Sind Sie berechtigt eine Rückzahlung zu verlangen? Trifft in dieser Sache nicht auch die Aussage – Variante A - von „Joe“ zu, weil ja erst am Mittag des besagten Veranstaltungstags die Absage der 2 Personen kam? Gibt es einen Rat zur weiteren Vorgehensweise.
Danke

Für die Entlastung dürften ja nicht die Kassenprüfer zuständig sein, sonden die MV.
Wenn die Mehrkosten nur wegen der Absagen entstanden, gibt es sicher keinen Rückforderungsanspruch.
Kriterium ist ja nicht der Betrag pro Person, sondern ob die Ausgaben sinnvoll, angemessen und üblich sind. Für Planungsunsicherheiten kann der Vorstand nicht in Haftung genommen werden.

Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.