In dieser Woche hatte ich mich mit ein paar Vorstandskollegen zusammengesetz um in unserem Vereinsarchiv mal einige alte Unterlagen zu sichten und auszusortieren. Dabei waren wir bei einigen der Unterlagen unsicher, inwieweit aus gesetzlicher Sicht eine Aufbewahrung weiterhin zwingend notwendig, oder im Gegenteil möglicherweise sogar untersagt ist.

Bekannt ist, dass alle steuerlich relevanten Unterlagen aus der Buchhaltung für 10 Jahre (ab dem Kassenabschluss) aufbewahrt werden müssen.
Hier wäre die erste Frage: Zählen die Freistellungsbescheide vom Finanzamt auch dazu? Also zum Beispiel der Freistellungsbescheid für die Jahre 2012 bis 2014…

Unklarer wird es für uns allerdings bei Unterlagen, die keine steuerliche Relevanz haben. So geht es z.B. um ausgedruckte Mitgliederlisten der Jahre 2003–2017. Und zwar die kompletten Stammdaten. Hier stellt sich konkret die Frage, ob wir hier nicht durch eine Aufbewahrung mit den Datenschutzgesetzen in Konflikt geraten. Auf diesen Listen befinden sich ja auch zahlreiche Personen, die den Verein inzwischen verlassen haben und somit eigentlich kein Grund mehr für den Verein besteht diese Daten weiterhin zu besitzen.

Wie sieht es mit den Regelungen zur Aufbewahrung der ursprünglichen Mitgliedsanträge, sowie ggf. Kündigungen aus? Ist es erlaubt/sinnvoll/verboten diese aufzubewahren und ggf. wie lange. Wir haben z.B. einen Ordner gefunden, in dem sämtliche Mitgliederanträge & Kündigungen aus den 90er Jahren enthalten sind und sind uns bzgl. des Vorgehens unsicher.
Sicherlich ist es notwendig die Anträge und Kündigungen für eine bestimmte Zeit vorzuhalten, für den Fall, dass ein Mitglied seine Mitgliedschaft oder Nicht-Mitgliedschaft bestreitet. Aber auch hier stellt sich wieder die Frage nach dem Datenschutz.
Zudem sieht unsere Satzung vor, dass über einen Mitgliedsantrag der Vorstand entscheiden muss. Demensprechend wird eine Mitgliedschaft ja ohnehin nicht mit Datum des Antrags, sondern erst mit der Entscheidung des Vorstands wirksam, die entsprechend in einem Sitzungsprotokoll vermerkt sein müsste.

Wie sieht es mit den Regelungen zur Aufbewahrung der ursprünglichen Mitgliedsanträge, sowie ggf. Kündigungen aus? Ist es erlaubt/sinnvoll/verboten diese aufzubewahren und ggf. wie lange. Wir haben z.B. einen Ordner gefunden, in dem sämtliche Mitgliederanträge & Kündigungen aus den 90er Jahren enthalten sind und sind uns bzgl. des Vorgehens unsicher.

# Solange jemand Mitglied ist, dürfen sie die erforderlichen Daten auch aufbewahren. Es spielt ja keine Rolle, ob das in Form einer Beitrittserklärung geschieht oder digitaler Form.
Die Daten ausgeschiedener Mitglieder müssen dagegen gelöscht werden, wenn es keine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung mehr gibt. Steuerliche Gründe, alte Mitgliederlisten aufzubewahren, gibt es grundsätzlich nicht. Im Übrigen enthalten auch alte Kontoauszüge personenbezogene Daten. Die müssen aber 10 Jahre aufbewahrt werden.

Hallo,

> Solange jemand Mitglied ist, dürfen sie die erforderlichen Daten auch aufbewahren. Es spielt ja keine Rolle, ob das in Form einer Beitrittserklärung geschieht oder digitaler Form.
Die Daten ausgeschiedener Mitglieder müssen dagegen gelöscht werden, wenn es keine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung mehr gibt. Steuerliche Gründe, alte Mitgliederlisten aufzubewahren, gibt es grundsätzlich nicht. Im Übrigen enthalten auch alte Kontoauszüge personenbezogene Daten. Die müssen aber 10 Jahre aufbewahrt werden.


Okay, also steuerlich gibt es keine Gründe zur Aufbewahrung. Gäbe es ggf. andere Gründe die noch zu berücksichtigen wären?

Für die aktiven Mitglieder schreiben Sie, dass es keine Rolle spielt, ob wir die Daten digital oder in Form der Beitrittsanträge aufbewahren. Gibt es denn Gründe dafür, die Anträge aufzubewahren? Nachdem die personenbezogenen Daten digital eingepflegt wurden erfüllt der Antrag ja augenscheinlich keinen Zweck mehr, außer als totes Holz Platz einzunehmen.

Ich sehe auch keinen zwingenden Grund, die Beitrittserklärungen aufzubewahren. Im Zweifel kann man die Mitgliedschaft über die laufenden Zahlungen nachweisen.