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Steuern und Buchführung
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Fragen zur Vereinssteuerung, Gemeinnützigkeit und Buchführung in Vereinen
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Erdelse schrieb: ------------------------------------------------------- > Hallo, > ich würde bei uns auch gerne auf vollständig > digital umsteigen, habe da aufgrund meiner > Erfahrungen im Steuerbüro, in dem ich arbeite, > aber echte Bauchschmerzen, vor allem zu folgenden > Punkten: > > 1. Zumindest im unternehmerischen Bereich muss > eine Verfahrensdokumentation angelegt werden (wie > oben schon beschrieben), bei der aber auch erklärt > werden muss, wie man eine undokumentierte > nachträgliche Änderung der Belege und > Buchführungsunterlagen verhindert. In > professionellen Buchführungs-Programmen > funktioniert das über das "festschreiben" der > Daten - wie aber kann man das mit den kleinen > freien Programmen erreichen, die ein Verein > nutzt? > > 2. Es besteht ja eine Belegvorhaltepflicht. Für 10 > Jahre und mehr muss gewährleistet sein, dass > sämtliche Belege jederzeit wieder eingesehen > werden können, wenn das Finanzamt eine Prüfung > vornimmt. Wenn man sich nicht teuer in einem > Rechenzentrum einkauft, müsste man dafür sorgen, > dass ausreichend Sicherungskopien vorliegen - > falls z.B. der Vereins-Rechner seinen Geist > aufgibt und gleichzeitig der Laptop des > Vorsitzenden. Diese Kopien müsste man dann auch > regelmäßig auf Lesbarkeit überprüfen: DVDs, > USB-Sticks und Festplatten halten nicht ewig und > durch neue Programmversionen sind evtl. ältere > Dateiformate irgendwann nicht mehr lesbar. Auch da > müsste das Verfahren theoretisch dokumentiert und > gesichert sein. Bei uns ist es so geschehen (zum > Glück gibt es noch die Papierakten...!), dass der > Kassenwart sich aus dem Verein und seinem Posten > zurückzog und, weil er der Meinung war, dass er > die Dateien etc. nicht mehr haben dürfe, diese auf > seinem PC alle gelöscht hat, bevor eine Übergabe > an den Nachfolger stattgefunden hatte. Manches > hatte der Vorsitzende noch, einiges ist aber > verloren und muss neu zusammengebastelt werden. > > 3. Datenschutz. Wie gewährleistet der Verein im > Falle, dass jemand, der seinen Posten verliert, > alle digitalen Daten datenschutzkonform > vernichtet? Gerade auf einem Privatrechner ist das > praktisch gar nicht umzusetzen. Einfaches Löschen > reicht nicht aus, weil die Dateien theoretisch > trotzdem wieder gefunden und hergestellt werden > können. Am sichersten ist die physische Zerstörung > des Datenträgers, aber wer will seine Festplatte > kaputthauen, nur weil er kein Vorsitzender mehr > ist...? Und: Auch das müsste eigentlich > dokumentiert werden. > > Sicherlich wird der "kleine Verein von nebenan" > eher nicht Ziel einer Datenspionage sein und > vermutlich wird auch das Finanzamt da seltener > hinschauen, ob die Verfahrensdokumentation und > digitale Unveränderbarkeit der Unterlagen wirklich > gegeben ist - aber: was ist, wenn doch etwas > schiefgeht? > > Ich bin gespannt, ob es hier dazu Erfahrungen > gibt, oder Empfehlungen von Verbänden usw. Oder > gibt es sogar für kleine Vereine erschwingliche > Software und Dienstleister, mit denen man die > Probleme der digitalen Buchführung erschlägt?
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