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Vereinsrecht und -organisation
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Rechtliche und organisatorische Fragen des Vereinslebens
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Turandot schrieb: ------------------------------------------------------- > In dieser Woche hatte ich mich mit ein paar > Vorstandskollegen zusammengesetz um in unserem > Vereinsarchiv mal einige alte Unterlagen zu > sichten und auszusortieren. Dabei waren wir bei > einigen der Unterlagen unsicher, inwieweit aus > gesetzlicher Sicht eine Aufbewahrung weiterhin > zwingend notwendig, oder im Gegenteil > möglicherweise sogar untersagt ist. > > Bekannt ist, dass alle steuerlich relevanten > Unterlagen aus der Buchhaltung für 10 Jahre (ab > dem Kassenabschluss) aufbewahrt werden müssen. > Hier wäre die erste Frage: Zählen die > Freistellungsbescheide vom Finanzamt auch dazu? > Also zum Beispiel der Freistellungsbescheid für > die Jahre 2012 bis 2014… > > Unklarer wird es für uns allerdings bei > Unterlagen, die keine steuerliche Relevanz haben. > So geht es z.B. um ausgedruckte Mitgliederlisten > der Jahre 2003–2017. Und zwar die kompletten > Stammdaten. Hier stellt sich konkret die Frage, ob > wir hier nicht durch eine Aufbewahrung mit den > Datenschutzgesetzen in Konflikt geraten. Auf > diesen Listen befinden sich ja auch zahlreiche > Personen, die den Verein inzwischen verlassen > haben und somit eigentlich kein Grund mehr für den > Verein besteht diese Daten weiterhin zu besitzen. > > Wie sieht es mit den Regelungen zur Aufbewahrung > der ursprünglichen Mitgliedsanträge, sowie ggf. > Kündigungen aus? Ist es erlaubt/sinnvoll/verboten > diese aufzubewahren und ggf. wie lange. Wir haben > z.B. einen Ordner gefunden, in dem sämtliche > Mitgliederanträge & Kündigungen aus den 90er > Jahren enthalten sind und sind uns bzgl. des > Vorgehens unsicher. > Sicherlich ist es notwendig die Anträge und > Kündigungen für eine bestimmte Zeit vorzuhalten, > für den Fall, dass ein Mitglied seine > Mitgliedschaft oder Nicht-Mitgliedschaft > bestreitet. Aber auch hier stellt sich wieder die > Frage nach dem Datenschutz. > Zudem sieht unsere Satzung vor, dass über einen > Mitgliedsantrag der Vorstand entscheiden muss. > Demensprechend wird eine Mitgliedschaft ja ohnehin > nicht mit Datum des Antrags, sondern erst mit der > Entscheidung des Vorstands wirksam, die > entsprechend in einem Sitzungsprotokoll vermerkt > sein müsste.
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