Stand: 29.04.2009

Der Ehrenamtsfreibetrag (500 Euro pro Jahr) kann auch als pauschaler Aufwandsersatz gezahlt werden. Es entfällt dann der mühsame Einzelnachweis der angefallenen Kosten.

Der Ehrenamtsfreibetrag nach § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz (EStG) erlaubt steuer- und sozialversicherungsfreie Vergütungen in gemeinnützigen Vereinen. Voraussetzung ist lediglich, dass die Tätigkeit nebenberuflich, im ideellen Bereich oder im Zweckbetrieb erfolgt und die Vergütung dafür nicht unangemessen hoch ist.
Vereine können oder wollen aber oft keine Vergütungen für die Vorstandsarbeit und andere Tätigkeiten zahlen und beschränken sich auf den Ersatz tatsächlich angefallener Aufwendungen. Hier kann der Ehrenamtsfreibetrag aber eine deutliche Vereinfachung sein.

Grundsätzlich müssen nämlich alle Aufwendungen, die steuerfrei ersetzt werden, einzeln nachgewiesen werden. Nur bei den Reisekosten gibt es Pauschalen (Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwendungen). Auch hier müssen aber Strecke und Dauer der Reise dokumentiert werden. Für alle anderen Kosten, die durch die Vereinsarbeit entstanden, müssen Einzelnachweise vorgelegt werden. Andernfalls würde die Zahlungen als Lohn behandelt werden - mit entsprechenden Abgaben.

Vielfach ist ein Einzelnachweis schwierig. Das gilt z. B. für die Nutzung des privaten Telefonanschlusses, von EDV-Geräten oder des heimischen Arbeitszimmers. Hier bringt die Ehrenamtspauschale eine deutliche Erleichterung: Der Einzelnachweis der Aufwendungen ist nicht erforderlich, wenn pauschale Zahlungen den tatsächlichen Aufwand offensichtlich nicht übersteigen (BMF, 25.11.2008, IV C 4 - S 2121/07/0010).

Überschreiten die tatsächlichen Kosten aber den Pauschalbetrag von 500 Euro wird ein Einzelnachweis über die Gesamtkosten erforderlich sein, damit eine steuerfreie Erstattung möglich ist. In der Rechtsprechung jedenfalls findet sich die Auffassung, dass die Übungsleiterpauschale - und damit analog der Ehrenamtsfreibetrag - die Wirkung einer Werbungskosten-/Betriebsausgabenpauschale hat (FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 5.12.2007, 7 K 3121/05 B).

Aus der steuerlichen Möglichkeit zur pauschalen Kostenerstattung, folgt aber kein vereinsrechtlicher Erstattungsanspruch. Ein pauschaler Aufwendungsersatz besteht nach § 27 Absatz 3 BGB nicht. Unter den Ersatzanspruch den der Vorstand hat, fallen nur "Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft, die der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags freiwillig, auf Weisung des Auftraggebers oder als notwendige Folge der Auftragsausführung erbringt" (BGH, Urteil vom 14.12.1987, II ZR 53/87). Dazu zählen alle Auslagen, insbesondere für Reisekosten, Post- und Telefonspesen, zusätzliche Beherbergungs- und Verpflegungskosten etc. Sie müssen nur erstattet werden, wenn sie tatsächlich angefallen sind, für die Ausführung der übernommenen Tätigkeit erforderlich sind und sich in einem angemessenen Rahmen halten. Dieser Aufwendungsersatz ist gesetzlich gewährleistet, braucht also keine Erlaubnis durch Satzung oder Mitgliederversammlung. Alle darüber hinaus bezogenen Leistungen sind Vergütung, d. h. offenes oder verschleiertes Entgelt für die geleistete Tätigkeit. Dazu gehören auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und belegbaren Aufwand abdecken, oder Ersatz für Kosten sind, die mit der Vorstandstätigkeit typischerweise verbunden sind und in dieser Höhe üblicherweise pauschal, ohne Einzelnachweis erstattet werden, z. B. ein Ersatz für den Gehaltsausfall (BGH, ebd.).
Solche Zahlungen bedürfen der Erlaubnis durch die Satzung (BMF, 25.11.2008, IV C 4 - S 2121/07/0010).

Weitere Informationen im Online-Handbuch im Beitrag "Die Ehrenamtpauschale" (Abo-Bereich).