7.02.2024

Umfängliche Auskunftswünsche der Mitglieder sind für den Vereinsvorstand nicht nur fordernd, sondern können auch datenschutzrechtlich problematisch sein. Es gelten die im Folgenden dargestellten rechtlichen Grundsätze.

Auskunftspflichten des Vorstandes sind gesetzlich durch keine vereinsspezifischen Vorschriften geregelt. Es gelten nach § 27 BGB die allgemeinen Vorschriften für den Auftrag (§§ 664 bis 670 BGB). Grundsätzlich hat der Vorstand danach eine umfassende Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung und zwar auf Verlangen und in allen Vereinsangelegenheiten. Dieses Informationsrecht ist ein grundlegendes Mitgliederrecht.

Es gilt aber der Grundsatz: Mitgliederrechte sind in der Mitgliederversammlung auszuüben. Das Auskunftsrecht eines einzelnen Mitglieds außerhalb der Mitgliederversammlung ist eng beschränkt. Vor allem besteht in aller Regel nur der Anspruch auf die Einsichtnahme in Dokumente, nicht auf die Erstellung von Kopien. Das Einzelmitglied hat aber ein Recht auf Aushändigung eines Satzungsexemplars, was freilich selbstverständlich sein sollte, weil die Satzung die grundlegenden Rechte und Pflichten der Mitglieder regelt.

Anders sieht das aus, wenn ein Mitglied von diesem Informationszugang ausgeschlossen wird, weil es nicht zur Mitgliederversammlung eingeladen wurde – egal ob versehentlich oder absichtlich. Das Mitglied hat dann einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Bücher und Urkunden, also insbesondere in die Geschäftsunterlagen, Buchungen, Verträge und Kassenbücher, den Jahresabschluss und den Kassenprüfbericht des entsprechenden Jahres. Es darf auch auf eigene Kosten Kopien anfertigen.

Auskunftspflicht auf der Mitgliederversammlung

Dagegen hat die Mitgliederversammlung ein umfassendes Recht auf Auskünfte über alle Angelegenheit des Vereins. Das gilt auch für Einzelmitgliedern, soweit das zu Tagesordnungspunkten für die allgemeine Meinungsbildung erforderlich ist.

Das betrifft alle Geschäftsführungsangelegenheiten des Vorstands, wozu insbesondere die Vermögensverwaltung (Buchführung) gehört. Auskünfte zu einzelnen Ausgaben oder Einnahmen kann der Vorstand also grundsätzlich nicht verweigern. Selbst die Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitern des Vereins können hinter diesem Informationsrecht zurückstehen.

Weil das Auskunftsrecht individuell ist, kann es auch nicht per Beschluss der Mitgliederversammlung eingeschränkt oder ausgehebelt werden.

Grundsätzlich gibt es aber auch Tatsachen, die der Geheimhaltung unterliegen können. Ein grundsätzliches Recht zur Auskunftsverweigerung wird immer dann gegeben sein, wenn dem Verein dadurch ein Schaden droht (z.B. wenn Details aus laufenden Vertragsverhandlungen zum Schaden des Vereins genutzt werden könnten). Ebenso, wenn damit gesetzliche Regelungen (z.B. Datenschutz) oder die Persönlichkeitsrechte von Vorstandsmitgliedern verletzt würden.

Auskunftsrecht einzelner Mitglieder

Einzelne Mitglieder haben außerhalb der Mitgliederversammlung nur sehr eingeschränkte Informationsrechte. Das gilt z.B.

• für die Einsicht in Mitgliederlisten oder Belege über Aus- und Eintritt von Mitgliedern, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt (etwa bei einem Minderheitenbegehren nach § 37 BGB)
• bei der Überprüfung von Mehrheitsbeschlüssen (z. B. Beschlussfähigkeit), aber nur, wenn gewichtige Gründe vorliegen, die angegebenen Zahlen anzuzweifeln.

Ein allgemeiner Anspruch auf Aushändigung eines Mitgliederverzeichnisses besteht nicht, es sei denn bei entsprechender Satzungsregelung oder wenn dies langjährige Praxis im Verein war. Gerade hier sind aber Vorschriften des Datenschutzes zu beachten.

Datenschutz

Betreffen die Auskünfte personenbezogene Daten von Mitgliedern oder Mitarbeitern, greifen datenschutzrechtliche Einschränkungen.

Es muss dann abgewogen werden zwischen den Informationsinteressen der Mitglieder(‑versammlung) und dem Persönlichkeitsschutz der Betroffenen.

Das Landgericht (LG) Frankfurt hat dafür folgende Kriterien genannt (Urteil vom 1.11.2021, 2-01 S 191/20):

• Es muss ein berechtigtes Interesse bestehen. Das bedeutet insbesondere, dass die Auskunft bezogen auf die Meinungsbildung und Mitentscheidung der Mitglieder objektiv erforderlich ist.
• Die Auskunft darf nicht gegen rechtliche Regelungen oder gegen datenschutzrechtliche Grundsätze und das Gebot von Treu und Glauben verstoßen.
• Die Interessen des Betroffenen dürfen gegenüber dem Auskunftsinteresse nicht überwiegen.

Beispiel 1:
Im behandelten Fall hatte ein Verein seine Budgetplanung per E-Mail verschickt. Aus den Unterlagen ließ sich das Gehalt eines Trainers ersehen, der auch namentlich genannt war. Der Trainer verklagte daraufhin den Verein wegen Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) auf Schadenersatz.
Das Gericht war der Meinung, dass das Interesse der Mitglieder (Information über die Höhe der Vergütung) überwog. Ohne detaillierte Angaben zum Budget, konnte über dieses nicht beschlossen werden.

Beispiel 2:
Der Vorstand berichtet im Rahmen seines Rechenschaftsberichts über ausstehende Beitragszahlungen. Ein Mitglied verlangt die Namen der säumigen Mitglieder.
Hier wird das erforderliche Interesse fehlen, weil es für die Meinungsbildung und Entscheidung keine nennenswerte Rolle spielt, welche Mitglieder ihre Beiträge nicht bezahlt haben. Das Datenschutzinteresse der Betroffenen überwiegt.