16.01.2025

Die elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 1.01.2025 Pflicht. Das gilt auch für Vereine und gemeinnützige Einrichtungen, soweit sie Unternehmer im Sinn des Umsatzsteuergesetzes sind. Es gelten aber Ausnahmeregelungen - nicht aber für den Empfang von E-Rechnungen.

E-Rechnungen können elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. Sie dienen also insbesondere der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs und sollen zu Verwaltungseinsparungen bei Unternehmern führen.

E-Rechnung und elektronische Rechnung

Neben der Papierrechnung gibt es schon bisher die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z.B. PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmt. Von solchen digitalen Formaten (sonstigen Rechnungen) unterscheidet sich die E-Rechnung durch ein strukturiertes elektronisches Format (XML-Daten nach EU-Norm), das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Dazu gehören die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer usf.

Wann ist eine E-Rechnung Pflicht?

Eine Rechnung muss künftig zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine andere juristische Person berechnet wird und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Die Unternehmereigenschaft steht bei Vereinen grundsätzlich nicht in Frage. Ausgenommen ist der nur ideelle (nichtunternehmerische) Bereich. Es genügt für die Unternehmereigenschaft, dass der Verein Einnahmen im Rahmen eines Leistungsaustauschs erzielen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten,

• für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
• wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist,
• bei Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro),
• wenn Rechnungsempfänger oder Ersteller nicht im Inland ansässig sind.

Annahme der E-Rechnung wird verpflichtend

Auch wenn Vereine wegen der o.g. Ausnahmen selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, müssen sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, sie zu empfangen und zu verarbeiten. Sie müssen also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. Das bedeutete insbesondere, dass sie über eine Software verfügen müssen, mit der sie die Rechnungen lesen und damit prüfen können, auch wenn sie sie nicht digital weiterverarbeiten.

Die Rechnung muss zwar in einem elektronischen strukturierten Format erstellt, übermittelt und von beiden Vertragspartnern auch elektronisch archiviert werden. Es ist aber derzeit nicht erforderlich, dass die E-Rechnung beim Rechnungsempfänger auch (medienbruchfrei) elektronisch verarbeitet wird. Sie muss aber weiter elektronisch verarbeitbar und von der Finanzverwaltung auswertbar sein.

Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich eines Vereins ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor..

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Hier kommt es ausschließlich auf den Gesamtbetrag der Rechnung an. Wenn also Teilleistungen steuerbefreit sind, muss bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro eine E-Rechnung ausgestellt werden.

Steuerbefreiungen

Von der E-Rechnungspflicht befreit sind Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Das betrifft praktisch alle Steuerbefreiungen, die für Vereine und gemeinnützige Organisation von Bedeutung sind.

Kleinunternehmer

Für die meisten Vereine führt die Kleinunternehmerregelung zu einer Befreiung von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Sie greift, wenn der Verein im letzten Jahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz (wirtschaftliche Tätigkeiten) gemacht hat und im laufenden nicht mehr als 100.000 € (neue Obergrenzen seit dem 1.01.2025).

Nicht in die Kleinunternehmergrenze einberechnet werden steuerfreie Umsätze (wie sie im Zweckbetrieb häufig vorkommen) und die nicht steuerbaren Einnahmen des ideellen Bereichs (Spenden, Mitgliedsbeiträge und Zuschüsse).

Auf diese Weise sind gerade gemeinnützige Vereine in der Summe oft umsatzsteuerbefreit, auch wenn es keine grundsätzliche Befreiung für sie gibt.

E-Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug

Soweit eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur diese die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erlaubt in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug.

Hinweis: Sanktionen gibt es nicht, wenn gegen die E-Rechnungspflicht verstoßen wird. Der Rechnungsempfänger kann und muss sonstige Rechnungen aber zurückweisen, wenn keine Ausnahmeregelung greift.

Vereine müssen also – soweit sie vorsteuerabzugsfähig sind – prüfen, ob für die bezogenen Lieferungen und Leistungen eine E-Rechnung erforderlich ist. Hier wird es vermutlich gerade bei Einzelunternehmern wie z.B. Künstlern, Trainern oder Dozenten zu Übergangsproblemen kommen.

Barverkaufsrechnungen

Auch für Leistungen, die bar bezahlt werden, gilt keine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht. Auch hier muss also eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Rechnungsbetrag über 250 € liegt.

In der Regel ist hier aber eine unmittelbare elektronische Übermittlung der Rechnung nicht praktikabel. Das BMF schlägt deshalb folgendes Verfahren vor: Der Verkäufer stellt vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung aus (z. B. in Form eines Kassenbelegs), die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Dazu muss er die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers erfragen und später eine E‑Rechnung per E‑Mail senden.

Aufbewahrung von E-Rechungen

Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften, wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf dabei aber geändert werden, wenn das für eine bessere Ablage und Archivierung erforderlich ist. Die Rechnungen müssen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür gelten die entsprechenden Verwaltungsvorschriften (GoBD). Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Erstellen von E-Rechnungen

Vereine, die E-Rechnungen in größerer Zahl erstellen, werden nicht umhin kommen, sich eine entsprechende Software anzuschaffen.

Erstellt ein Verein nur wenige elektronische Rechnungen, kann er auf entsprechende (kostenfreie) Online-Tools zurückgreifen.

Übergangsregelungen

Für den Empfang von E-Rechnungen gilt keine Übergangsregelung. Rechnungsempfänger müssen ihn also vom 1. Januar 2025 an gewährleisten.

Bis Ende 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Für sonstige digitale Rechnungen gelten die bisherigen Vorgaben.

Eine zusätzliche Übergangsregelung gibt es für kleine Unternehmen bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Sie können Rechnungen bis Ende 2027 ebenfalls noch als sonstige Rechnung ausstellen.

Die meisten Vereine müssen also erst ab 2028 E-Rechnung erstellen. Schon ab dem 1.01.2025 müssen sie sie aber empfangen und lesen können.