Die Beitragszahlung ist eine der grundlegenden Pflichten, der sich ein Mitglied mit dem Beitritt zu einem Verein unterwirft. Dennoch sind Beitragsrückstände ein regelmäßiges Problem, mit dem sich Vereine beschäftigen müssen.

Die erste Regel, um Beitragsaussenstände in den Griff zu bekommen, lautet, die Beitragseinnahme konsequent zu verfolgen. Zeitig und regelmäßig angemahnte Beiträge erhöhen die Zahlungsdisziplin. Um das Beitragsmanagement und Mahnwesen zu vereinfachen, empfiehlt sich der Einsatz eine entsprechende Software. Mahnläufe können so automatisch erstellt werden, offene Beiträge sind schnell zu überschauen.

Für Zahlungsrückstände gibt es verschiedene Gründe. Mit Mahnungen wird man zunächst bei den Mitgliedern die Zahlung erreichen, bei denen Rückstände aus Unachtsamkeit entstanden. Sinnvoll kann es in diesem Fall sein, für den Beitragseinzug künftig das Lastschriftverfahren zu benutzen und die Erlaubnis der Mitglieder dafür einzuholen. Verpflichten kann man die Mitglieder dazu grundsätzlich aber nicht - es sei denn, es gibt eine satzungsmäßige Grundlage dafür.

Zahlungsrückstände sind aber oft auch ein Zeichen für ein stillschweigendes Sich-Verabschieden aus dem Vereinsleben.
Nicht zuletzt können finanzielle Probleme die Ursache sein. In diesen beiden Fällen lohnt es sich, das Mitglied persönlich anzusprechen, um eine Klärung hereibeizuführen.

Die Zahlungsmoral kann auch dadurch erhöht werden, dass die Beitragsrückstände auf der Mitgliederversammlung thematisiert werden (auch unter Nennung von Zahl und Höhe der rückständigen Beiträge). Beitragsrückstände können so als Problem des gesamten Vereins und seiner Mitgliedschaft und nicht nur des Kassenwartes ins Bewußtsein gerückt werden.
Von einer Veröffentlichung der Namen säumiger Zahler ist aber schon aus datenschutzrechtlichen Gründen abzuraten.

Das Eintreiben der Mitgliedsbeiträge sollte vom Vorstand auch aus haftungsrechtlichen Gründen nicht vernachlässigt werden. Mangelndes Beitragsmanagement kann ein Grund sein, die Entlastung zu verweigern und den Vorstand u.U. in Regress zu nehmen.

Rechtliche Schritte
Der formelle Weg zur Vereinnahmung von Beiträgen ist klar. Werden die Beiträge im Rahmen des normalen Verfahrens nicht gezahlt, wird ein rechtlich vorgegebener Mechanismus in Gang gesetzt:
1. Mahnung (üblich, aber nicht zwingend erforderlich, sind drei Mahnungen)
2. Erwirken eines vollstreckbaren Titels - in der Regel zunächst durch einen gerichtlichen Mahnbescheid. Mangels Widerspruch kann daraus unmittelbar ein vollstreckbarer Titel abgeleitet werden (was das Verfahren verkürzt). Andernfalls muss Klage vor Gericht eingereicht werden.
3. Vollstreckung (d.h. Eintreiben der Zahlung durch den Gerichtsvollzieher)

Ob tatsächlich der gerichtliche Weg beschritten wird, sollte von der Höhe der Beiträge und der Zahlungsfähigkeit des Mitglieds abhängig gemacht werden. Schon die Kosten für den gerichtlichen Mahnbescheid überschreiten unter Umständen die Beitragsrückstände. Für den Klageweg sind Gerichts- und Anwaltkosten fällig, die bei einem zahlungsunfähigen Mitglied nicht wieder eingetrieben werden können.

Vereinsstrafen
Rückstände bei den Mitgliedsbeiträgen können nur dann mit Vereinsstrafen sanktioniert werden, wenn die Satzung das eindeutig vorsieht. Möglich wäre etwa der Auschluss aus dem Verein, der zeitweilige Entzug des Stimmrechts oder die Untersagung der Nutzung von Vereinsanlagen.

Verjährung
Seit 2002 unterliegen Mitgliedsbeiträge der regelmäßigen Verjährung von 3 Jahren (zuvor 4 Jahre). Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wurde also z.B. der Beitrag für das Jahr 2002 zu Jahresbeginn fällig, beginnt die Verjährungsfrist am 1.01.2003. Der Zahlungsanspruch verfällt dann mit dem 1.01.2006.