Stand: 19.12.2014

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat seinen Erlass zu Aufwandsspenden aktualisiert. Es konkretisiert dabei einige Anforderungen - insbesondere zu den satzungsmäßigen Voraussetzungen, dem Zeitpunkt des Verzichts und der Frage nach der Zahlungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers.

Der Grundgedanke bei einer Aufwandsspende ist: Der Spender hat eine Zahlungsanspruch. Würde er die Zahlung erhalten und danach zurückspenden, läge eine Geldspende vor. Die Aufwandspende kürzt diesen Vorgang einfach nur ab - schon der Auszahlungsverzicht wird als Spende behandelt. Die Aufwandspende ist deswegen nur eine Sonderform der Geldspende. Bei dem Verzicht auf den Ersatz der Aufwendungen handelt es sich also nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine Geldspende, bei der entbehrlich ist, dass Geld zwischen dem Zuwendungsempfänger (steuerbegünstigter Verein) und dem Zuwendenden (Vereinsmitglied) tatsächlich hin- und herfließt.

So kann auf die Auszahlung einer Vergütung (z. B. für erbrachte Arbeitsleistung, für Überlassung von Räumen oder Darlehen) oder eines Aufwendungsersatzes (z. B. für den Verein verauslagte Aufwendungen in Form von Fahrt-, Telefon- und Portokosten) bedingungslos verzichtet werden - gegen Spendenbescheinigung.

Da kein Geld fließt, sind Aufwandsspenden missbrauchsanfällig. Deswegen stellen Rechtsprechung und Finanzverwaltung strenge Anforderungen.

Rechtliche Voraussetzung

Voraussetzung für eine Aufwandsspende ist der Rechtsanspruch auf die Zahlung. Der kann sich ergeben

• aus gesetzlichen Regelungen. Das betrifft insbesondere den Aufwandsersatzanspruch des Vorstandes nach § 670 BGB
• aus Einzelvertrag
• aus der Satzung und darauf basierenden Beschlüssen und Vereinsordnungen

Das BMF stellt klar, dass jeder nicht gesetzliche Aufwandsersatzanspruch in der Satzungsbegründet sein muss.

• Entweder regelt die Satzung das unmittelbar (davon ist aber abzuraten)
• oder die Satzung weist die Befugnis, darüber zu beschließen, dem Vorstand zu
• oder die Satzung erlaubt die Verabschiedung von Vereinsordnungen (z. B. Reisekostenordnung, Finanzordnung), in der der Aufwandsersatz geregelt wird.

Wichtig: Ohne diese Grundlage ist ein bloßer Vorstandsbeschluss unzureichend. Dann müssen Einzelvereinbarungen getroffen werden.


Zeitnaher Verzicht

Wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder einer Vergütung ist - so das BMF - die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs.

Die Verzichtserklärung ist dann noch zeitnah, wenn bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate ein Verzicht erklärt wird.

Hinweis: Bisher hatte die Finanzverwaltung dafür keine verbindlichen Fristen genannt.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers

Die fehlende Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Zahlungen unterstellt die Finanzverwaltung auch dann, wenn die gemeinnützige Einrichtung die Zahlungen gar nicht hätte leisten können - also nur unter der Maßgabe des Verzichts überhaupt Zahlungszusagen in diesem Umfang gemacht hat.
Hier gilt nach Auffassung des BMF: Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist anzunehmen, wenn der Zuwendungsempfänger ungeachtet eines späteren Verzichts durch den Zuwendenden bei prognostischer Betrachtung zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs auf den Aufwendungsersatz oder die Vergütung wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen.
Wird auf einen Anspruch verzichtet, muss dieser auch im Zeitpunkt des Verzichts tatsächlich werthaltig sein. Nur dann kommt ein Abzug als steuerbegünstigte Zuwendung in Betracht.

Satzungsregelungen

Nach § 10b Absatz 3 EStG muss der Erstattungsanspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt sein. Das BMF verlangt für Einzelverträge zudem die Schriftform. Eine Satzungsregelung empfiehlt sich vor allem deswegen, weil dann Einzelvereinbarungen entfallen können und der Verwaltungsaufwand erheblich verringert wird.

Die neuen Vorgaben des BMF gelten ab dem 1. Januar 2015. Praktisch bedeutet das, dass alle ab 2015 gegründeten gemeinnützigen Körperschaften eine Satzungsregelung zum Aufwandsersatz enthalten müssen oder für jeden Fall schriftliche Einzelvereinbarung abschließen müssen.

Bestehende Einrichtungen müssen ihre Satzung aber nicht eigens wegen der neuen Anforderungen an Aufwandsspenden ändern. Bei anstehenden sonstigen Satzungsänderungen muss aber eine entsprechende Satzungsregelung aufgenommen werden.

Alle bis zum 31.12.2014 gemachten Zusagen zum Aufwandsersatz blieben wirksam, auch wenn keine entsprechende Satzungsgrundlage besteht. In jedem Fall müssen aber schriftliche Nachweise darüber vorliegen (Protokolle über entsprechenden Beschlüsse von Vorstand oder Mitgliederversammlung).

> BMF-Schreiben vom 25. November 2014

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