Hallo zusammen,

wir sind ein nichtbilanzierender Verein und machen eine reine EÜR. Bisher drucke ich jeden Beleg aus - zukünftig würde ich die Belege gerne als PDF ablegen (weiter nummeriert wie vorher), da die meisten Belege ohnehin digital eingehen.

Gibt es dagegen Bedenken?

Gruß
LuHa

Nein, im Gegenteil. Die digitalen Belege müssen (!) nach Auffassung der Finanzverwaltung sogar in digitaler Form aufbewahrt werden.

Okay, danke. Zusatzfrage: Ich möchte gerne alles, d.h. insbesondere auch die Papierbelege gescannt, digital ablegen. Gibt es hierzu Bedenken?

Nein, das ist von der Finanzverwaltung bestätigt.

LuHa schrieb:
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> Okay, danke. Zusatzfrage: Ich möchte gerne alles,
> d.h. insbesondere auch die Papierbelege gescannt,
> digital ablegen. Gibt es hierzu Bedenken?

Du musst allerdings die Originale trotzdem aufbewahren. Die wegzuschmeissen geht nur mit einer Digitalen Verarbeitungsregelung. Und die Aufzusetzen lohnt sich für kleine Vereine nicht

Höhere Anforderungen bestehen nur bei DV-Systemen, die keine Belege ausgeben. Bei der Digitalisierung gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung Folgendes:
"Der Steuerpflichtige sollte (...) eine Organisationsanweisung erstellen, die unter
anderem regelt:
• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim
Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat."
(BMF, 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001)

Das sollte bei den meisten Vereinen einfach darzustellen sein. Im Übrigen ist dass eine Soll-, keine Muss-Regelung.

D.h. ich bin nicht verpflichtet, die Originalbelege aufzuheben, wenn wir das vorstandsintern entsprechend regeln?

Ja, sonst wäre das Digitalisieren ja auch wenig sinnvoll.

Guten Abend Herr Pfeiffer,

gibt es zu der Organisationsanweisung etwaige Muster für Vereine an denen man sich orientieren kann? Bei Google habe ich da nicht wirklich was gefunden.
Oder kann man einfach eine Seite erstellen wo man diese Punkte beantwortet und diese durch den Vorstand absegnet? Mein Steuerberater hat von einer Digitalisierung von Belegen abgeraten ich würde es aber ansich gerne machen-

Die Frage für mich wäre da, was unter den drei unteren Punkten zu verstehen ist?

•ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
ich scanne doch ein Dokument und lege es direkt ab. Bevor ich es abspeichere schaue ich drüber ob es das korrekte Dokument ist. Was soll man da regeln?

•wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
Hier würde ich schauen z.B. sind die Merkmale einer ordentlichen RG erkennbar,, ist die Schrift lesbar usw.

•wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Was ist denn hier unter Fehlern zu verstehen?

Vielen DAnk für Ihre Hilfe.

Ich sehe die entsprechende Protokollierung des Verfahren nur als Formsache.
Letztlich reicht eine kurze Darstellung, wer hier wie, was digitalisiert und wie die Archivierung erfolgt.

Hallo,
ich würde bei uns auch gerne auf vollständig digital umsteigen, habe da aufgrund meiner Erfahrungen im Steuerbüro, in dem ich arbeite, aber echte Bauchschmerzen, vor allem zu folgenden Punkten:

1. Zumindest im unternehmerischen Bereich muss eine Verfahrensdokumentation angelegt werden (wie oben schon beschrieben), bei der aber auch erklärt werden muss, wie man eine undokumentierte nachträgliche Änderung der Belege und Buchführungsunterlagen verhindert. In professionellen Buchführungs-Programmen funktioniert das über das "festschreiben" der Daten - wie aber kann man das mit den kleinen freien Programmen erreichen, die ein Verein nutzt?

2. Es besteht ja eine Belegvorhaltepflicht. Für 10 Jahre und mehr muss gewährleistet sein, dass sämtliche Belege jederzeit wieder eingesehen werden können, wenn das Finanzamt eine Prüfung vornimmt. Wenn man sich nicht teuer in einem Rechenzentrum einkauft, müsste man dafür sorgen, dass ausreichend Sicherungskopien vorliegen - falls z.B. der Vereins-Rechner seinen Geist aufgibt und gleichzeitig der Laptop des Vorsitzenden. Diese Kopien müsste man dann auch regelmäßig auf Lesbarkeit überprüfen: DVDs, USB-Sticks und Festplatten halten nicht ewig und durch neue Programmversionen sind evtl. ältere Dateiformate irgendwann nicht mehr lesbar. Auch da müsste das Verfahren theoretisch dokumentiert und gesichert sein. Bei uns ist es so geschehen (zum Glück gibt es noch die Papierakten...!), dass der Kassenwart sich aus dem Verein und seinem Posten zurückzog und, weil er der Meinung war, dass er die Dateien etc. nicht mehr haben dürfe, diese auf seinem PC alle gelöscht hat, bevor eine Übergabe an den Nachfolger stattgefunden hatte. Manches hatte der Vorsitzende noch, einiges ist aber verloren und muss neu zusammengebastelt werden.

3. Datenschutz. Wie gewährleistet der Verein im Falle, dass jemand, der seinen Posten verliert, alle digitalen Daten datenschutzkonform vernichtet? Gerade auf einem Privatrechner ist das praktisch gar nicht umzusetzen. Einfaches Löschen reicht nicht aus, weil die Dateien theoretisch trotzdem wieder gefunden und hergestellt werden können. Am sichersten ist die physische Zerstörung des Datenträgers, aber wer will seine Festplatte kaputthauen, nur weil er kein Vorsitzender mehr ist...? Und: Auch das müsste eigentlich dokumentiert werden.

Sicherlich wird der "kleine Verein von nebenan" eher nicht Ziel einer Datenspionage sein und vermutlich wird auch das Finanzamt da seltener hinschauen, ob die Verfahrensdokumentation und digitale Unveränderbarkeit der Unterlagen wirklich gegeben ist - aber: was ist, wenn doch etwas schiefgeht?

Ich bin gespannt, ob es hier dazu Erfahrungen gibt, oder Empfehlungen von Verbänden usw. Oder gibt es sogar für kleine Vereine erschwingliche Software und Dienstleister, mit denen man die Probleme der digitalen Buchführung erschlägt?