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Stand:
10.01.2011
Neben einer zahlenmäßigen
Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben - getrennt nach den steuerlichen
Bereichen - verlangt das Finanzamt von gemeinnützigen Vereinen
für jedes Jahr auch einen Tätigkeitsbericht. Vereinsvorstände
sind hier oft verunsichert, was alles in diesem Bericht aufgenommen
werden muss und wie es dargestellt werden soll. In der Tat lauern hier
Fallen - vor allem kann der Tätigkeitsbericht nähere Prüfungen
durch das Finanzamt provozieren.
§ 63 der Abgabenordnung
(AO) fordert für die tatsächliche Geschäftsführung
eines Vereins die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung
der satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke. Nicht
nur die Satzung, sondern auch die laufende Tätigkeit eines Vereins
müssen also den Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts genügen.
Den Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung
den notwendigen Erfordernissen entspricht, muss die gemeinnützige
Körperschaft durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen zu
führen. Dazu gehört neben der Aufstellung der Einnahmen und
Ausgaben auch der Tätigkeitsbericht (Anwendungserlass zur AO zu
§ 63).
Um was geht es?
Aufbau und Inhalt des Tätigkeitsberichts erschließen sich,
wenn man sich vor Augen führt, wozu der Bericht erforderlich ist:
Er soll über die gemeinnützigkeitsrelevanten Vereinstätigkeiten
Aufschluss geben, vor allem soweit sie nicht aus den zahlenmäßige
Aufstellungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) und den eingereichten
Steuerformularen hervorgehen.
Im Tätigkeitsbericht sollten besonders die satzungsbezogenen (gemeinnützigen)
Tätigkeiten dargestellt werden - also auf welche Weise die steuerbegünstigten
Satzungszwecke verwirklicht und wie die Vereinsmittel dafür verwandt
worden sind. Für Geschäfts- oder Tätigkeitsberichte gibt
es keine Formvorschriften. Grundsätzlich können deswegen auch
die Rechenschaftsberichte an die Mitgliederversammlungen verwendet werden.
In aller Regel sollte aber für das Finanzamt ein eigener Bericht
erstellt werden.
Der Umfang und
Form des Tätigkeitsberichts
Welchen Umfang der Tätigkeitsbericht hat, hängt ganz vom Umfang
der Vereinstätigkeiten ab. Grundsätzlich gilt: Lieber zu wenig
als zu viel schreiben! Fehlen dem Finanzamt noch Informationen, wird
es nachfragen. Oft kann man dann aus der Art der Rückfrage schon
die Problemlage ausmachen und die Antwort entsprechend gestalten. Hat
man sich dagegen in einer ausführlichen Darstellung festgelegt,
ist das schwer wieder aus der Welt zu schaffen.
Vorgaben für den Tätigkeitsbericht gibt es nicht. Weil die
Berichte je nach Vereinstätigkeit sehr unterschiedlich ausfallen,
sind auch Muster kaum brauchbar.
Vielfach werden tabellarische Aufstellungen über Art und Umfang
der Tätigkeiten genügen. Hier gilt: Alles was die Übersicht
erleichtert, ist für den Sachbearbeiter im Finanzamt von Vorteil.
Der Inhalt
Empfehlungen für das Abfassen des Tätigkeitsberichts sind:
- Er sollte sich
auf die steuerlich relevanten Inhalte beschränken. Verzichten
sie auf rein organisatorische Aspekte (wie z. B. Zahl und Ablauf
der Mitgliederversammlungen).
- Nicht begünstigte
Tätigkeiten sollten zurückhaltend dargestellt werden, um
nicht den Eindruck zu erwecken, sie hätten ein besonderes Gewicht.
- Das gilt auch
für Tätigkeiten, die zwar steuerbegünstigt aber nicht
satzungsgemäß sind.
- Umgekehrt sollte
der Schwerpunkt der Darstellung auf den satzungsmäßigen
Tätigkeiten liegen. Vergessen Sie nicht, gerade solche Tätigkeiten
darzustellen, die sich zahlenmäßig nicht niederschlagen
- also besonders die ehrenamtlichen Tätigkeiten.
- Im Zweifel sollten
kritische Fakten eher weggelassen werden. Außenprüfungen
in Vereinen sind eher selten. Typischerweise sind es eingereichte
Unterlagen, die zu problematischen Bewertungen durch das Finanzamt
führen.
- Der Tätigkeitsbericht
bietet die Möglichkeit, ungünstige Fakten in der EAR zu
mildern. Überwiegen in der EAR z. B. die Einnahmen des steuerpflichtigen
Bereichs, sollten die steuerbegünstigten Tätigkeiten um
so mehr betont werden.
Weiter Inhalte des
Tätigkeitsberichts sind typischerweise:
- Art, Zahl und
Umfang (Teilnehmerzahlen) der Veranstaltungen, Kurse, Projekte usf.
- Zahl der betreuten
Personen, aktiven Sportler usw.
- vorhandene Abteilungen
und Tätigkeitsbereiche (z. B. Sportarten)
- Teilnahme an
Sportveranstaltungen (Wettkämpfe, Turniere, Ligen usw.)
- besondere Daten
(z. B. 50-Jahr-Feier)
- Art und Umfang
öffentlicher Förderung
- Kooperation mit
anderen Organisationen
- besondere Projekte
(Darstellung der Angebote, Zahl der Teilnehmer usw.)
- ehrenamtliche
Helfer und Übungsleiter
Typische Fehler
Vermieden werden sollte der Eindruck, zweckfremde Tätigkeiten würden
eine nennenswerte Rolle spielen. Festveranstaltungen, gastronomische
Betriebe oder Sponsorships sollten also nicht ins Zentrum der Darstellung
rücken.
Oft werden typische Tätigkeiten nur nebensächlich dargestellt,
weil sie unbedeutend erscheinen. Sonderveranstaltungen erhalten dagegen
ein zu großes Gewicht. Das ist ein Problem, wenn diese Sonderveranstaltungen
nicht zweckbezogen sind (z. B. Festveranstaltungen).
Tätigkeiten, die nicht mit den Satzungszwecken übereinstimmen,
sind problematisch - auch wenn sie grundsätzlich steuerbegünstigt
sind. Gleichen Sie deswegen die Darstellung mit der Satzung ab. Ein
und die dieselbe Veranstaltung kann oft verschiedenen gemeinnützigen
Zwecken zugeordnet werden - z. B. Kultur und Jugendhilfe. Es sollte
dann der satzungsbezogene Aspekt hervorgehoben werden.
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