Die Gültigkeit von Beschlüssen der Mitgliederversammlung (MV) gehört zu den häufigsten Streitfragen im Verein. Dabei werden einerseits Formfehler gern genutzt, um Beschlüsse zu kippen. Andererseits machen die zuständigen Organe (also in der Regel der Vorstand) tatsächlich häufig Fehler bei der Einladung.

Wer beruft die Mitgliederversammlung ein?
Bestimmt die Satzung es nicht anders, ist grundsätzlich der Vorstand (im Sinn des BGB) zuständig. Auch der nicht mehr amtierende Vorstand kann einladen, wenn er noch im Vereinsregister eingetragen ist. Erforderlich ist dabei eine vertretungsberechtigte Zahl von Vorstandsmitgliedern. Ist ein Vorstandsmitglied alleinvertretungsberechtigt, kann er die MV also allein einberufen. Ein Vorstandsbeschluss ist dazu nur erforderlich, wenn die Satzung das so vorsieht oder die MV entsprechend der Vertretungsregelung von der Mehrheit der Vorstandsmitglieder einberufen werden muss.
Der Vorstand muss die Einladung nicht persönlich vornehmen, er kann andere Personen damit beauftragen. Verstößt der Vorstand bei der Einladung gegen eine interne Vereinsordnung (z.B. Geschäftsordnung des Vorstands), wird die Einladung nicht unwirksam. Es kann sich aber eine Schadenersatzpflicht ergeben.

Die Form der Einladung
Eine konkrete gesetzliche Vorschrift, wie die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgen muss, gibt es nicht. § 58 (4) BGB verlangt lediglich, dass die Satzung das regeln muss. Die Satzung kann also weitgehend frei bestimmen, wie die Einladung erfolgt. Es muss aber sichergestellt sein, dass jedes Mitglied ohne unverhältnismäßigen Aufwand Kenntnis von der Einladung bekommt.
Mögliche Formen wären:
- mündlich, durch Boten, telefonisch
- Brief (auch eingeschrieben), Rundschreiben
- E-Mail, wenn jedes Mitglied über einen Zugang verfügt.
- Veröffentlichung in einer Zeitung oder Zeitschrift (die aber in der Satzung konkret benannt sein muss), z.B. auch der Mitgliederzeitschrift
- durch Aushang an einem bekannten Ort (z.B. im Vereinsheim)
Einladungsformen, die den Mitglieder nicht direkt zugehen, sind aber nur für ordentliche Mitgliederversammlungen zulässig. Zu vermeiden sind deshalb Regelungen, nach denen für die Einladung mehrere Möglichkeiten bestehen, bei denen nicht in allen Fällen die Einladung persönlich zugeht. Also etwa durch Brief oder Ankündigung in der Vereinszeitschrift.
Eine zusätzliche Verständigung der Mitglieder (neben der vorgeschrieben Form der Einladung) ist zulässig aber ohne rechtliche Wirkung. Eine telefonische Einladung ist deswegen problematisch, weil im Zweifelsfall der Nachweis, dass die Einladung tatsächlich ergangen ist, schwer zu führen ist. Eine schriftliche Einladung ist auch ohne Unterschrift gültig, wenn die Satzung das nicht ausdrücklich fordert.
Die Ladung muss an die zuletzt bekannte Adresse des Mitglieds gehen. Adressänderungen, die dem Verein nicht mitgeteilt wurden, verhindern keine gültige Berufung der Mitgliederversammlung. Das Gleiche gilt z.B. für auf dem Postweg verloren gegangene Briefe.

Einladungsfrist
Ein gesetzliche Vorschrift zur Ladefrist gibt es nicht, sie kann in der Satzung festgelegt werden. Sie darf aber nicht zu kurz sein. Sagt die Satzung zur Frist nicht aus, muss sie so lang gewählt werden, dass jedes Mitglied sich auf die Versammlung vorbereiten und an ihr teilnehmen kann. Die Dauer der Frist hängt dabei von den Bedingungen im Verein ab (z.B. Wohnorte der Mitglieder).
Wird die Ladefrist nicht eingehalten, kann dies zur Unwirksamkeit der Beschlüsse führen, die auf der Mitgliederversammlung gefasst werden. Für die Berechnung der Ladefrist gilt als Stichtag der Zeitpunkt, an dem die Ladung zugeht. Postlaufzeiten (in üblichen Umfang, also nicht mehr als 3 Tage) sind zu berücksichtigen (wenn die Satzung keine abweichende Regelung trifft).

Die Tagesordnung
Nach § 32 BGB sind Beschlüsse der MV nur gültig, wenn "der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird". Die Tagesordnung zur Einladung muss also benennen, worüber Beschlüsse gefasst werden sollen. Diese BGB-Regelung kann aber per Satzung abgeändert werden.
Bestimmte Formvorschriften zur Tagesordnung gibt es nicht. Sie muss nur dem Zweck gerecht werden, die Mitglieder vorab zu informieren. Bei Satzungsänderungen genügt es aber nicht, allgemein eine "Satzungsänderung" anzukündigen. Es muss zumindest mitgeteilt werden, welche Bestimmungen der Satzung geändert werden sollen, wobei der wesentliche Inhalt der Änderung beigefügt werden sollte.

Vertiefte Informationen zum Thema Mitgliederversammlung finden Sie im gleichnamigen Artikel (PDF-Datei im Abo-Bereich) - im Online-Handbuch.