Vereinsknowhow - Kurzinfo:
Vereinsbuchführung: Kontenrahmen für gemeinnützige Organisationen


Auch in Vereinen sollte in der Buchhaltung eine sachgerechte Erfassung und sinnvolle Auswertung der zu buchenden Geschäftsvorfälle erfolgen - das erfordert eine Vielzahl von Konten. Kontenrahmen dienen dazu, diese Konten systematisch und bezogen auf die spätere Auswertung (z.B. in EÜR oder Bilanz) zu ordnen.
Es gibt zwar keine steuerrechtliche Verpflichtung zur Nutzung bestimmter Kontenrahmen; vorgeschrieben ist lediglich, die Aufzeichnungen geordnet vorzunehmen und Einnahmen und Ausgaben getrennt aufzuzeichen und natürlich muss die Kontierung die Gliederungsvorgaben des neuen EÜR-Vordrucks, bzw. die gesetzliche Gliederung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und Bilanz berücksichtigen. Dabei wird sich aber der Kontenplan (also die konkrete Aufteilung und Ordnung der Konten in einem bestimmten Verein) nicht nach den steuerlichen Mindesterfordernissen, sondern nach den Informations- und Organisationsbedürfnissen des Vereins richten.
Kontenrahmen schaffen Ordnung in der Buchführung: Sie legen fest, wie die Belege verbucht werden und nehmen dazu eine Einteilung der Konten in Kontenklassen vor.

In gemeinnützigen Organisationen stellt die getrennte Erfolgsrechnung - also die Aufteilung aller Einnahmen und Ausgaben auf idellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetriebe und steuerschädliche wirtschaftliche Geschäftsbetriebe besondere Anforderungen an die Kontierung. Der Kontenplan muss das wiederspiegeln. Grundsätzlich gibt es für die systematische Aufteilung in die steuerlichen Bereiche durch den Kontenplan zwei Möglichkeiten:
1. Die Konten werden zunächst nach den steuerlichen Bereichen in Klassen gegliedert und dort finden sich jeweils analoge Konten für zusammengehörige Ausgaben und Einnahmen. Diesem Prinzip folgen die Vereinskontenrahmen der DATEV.

2. Die Kontenklassen werden (wie das bei der Kontierung im gewerblichen Bereich üblich ist) nach Aufwands- und Ertragsarten getrennt. Für die steuerlichen Bereiche werden dann jeweils gleiche Sachkonten "nebeneinander" gestellt.

Für die Bestandskonten (Finanzkonten, Anlagevermögen, Verbindlichkeiten usf.) ist eine Trennung nach steuerlichen Bereichen nicht erforderlich.

Die DATEV e.G. stellt rund 20 Spezialkontenrahmen zur Verfügung, um branchenspezifischen Erfordernissen gerecht zu werden. Diese standardisierten Kontenrahmen können natürlich geändert oder durch individuelle Konten bzw. Kontennamen erweitert oder ergänzt werden. So wird aus dem Kontenrahmen der Kontenplan.
Es gilt die Regel: Je genauer ein Kontenplan auf die Belange einer Organisation zugeschnitten ist, desto besser sind die Informationen, die die Buchführung liefert.

Für Vereine bietet die DATEV zwei Kontenrahmen an:
- den SKR 49 (Branchenlösung für Vereine/Stiftungen)
- den SKR 99 (Spezialkontenrahmen zur Gemeinnützigkeit)
Beide nehmen die steuerlichen Bereiche als Grundgliederung (Kontenklassen). Die entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten wiederholen sich in den Kontenklassen, wie im Folgenden am Beispiel der Verbuchung von Ausgaben für Büromaterial gezeigt wird:

Aufbau des DATEV-Vereinskontenrahmens SKR 49

Kontenklasse

Kontenarten

0

Bestandskonten Aktiva

1

Bestandskonten Passiva

2

ideeller Bereich
2701 Büromaterial

3

ertragsneutrale Posten

4

Vermögensverwaltung
4901 Sonst. Kosten

5

Zweckbetrieb Sport
5575 Verwaltungskosten

6

andere Zweckbetriebe
6340 Verwaltungskosten

7

wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sport
7404 Verwaltungskosten

8

übrige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
8310 Büromaterial

9

Vortragskonten, statistische Konten

10000 - 69999

Personenkonten: Debitoren

70000 - 99999

Personenkonten: Kreditoren


Aufbau des DATEV-Vereinskontenrahmens SKR 99

Kontenklasse

Kontenarten

0

Anlagevermögen Bestandskonten des Vereinsvermögens

1

Bestandskonten des Umlaufvermögens

2

eigentlicher ideeller Bereich
2701 Büromaterial

3

steuerneutrale Einnahmen und Ausgaben des ideellen Bereichs

4

Vermögensverwaltung
4900 Sonstige Kosten Vermögensverwaltung

5

Zweckbetrieb Sport
5460 Verwaltungskosten

6

übrige Zweckbetriebe
6264 Porto, Telefon, Bürobedarf

7

wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sport
7270 Verwaltungskosten

8

übrige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
8571 Büromaterial

9

Vortragskonten, statistische Konten

10000 - 69999

Personenkonten: Debitoren

70000 - 99999

Personenkonten: Kreditoren

Neben den einzelnen Kontennummern unterscheiden sich die beiden Kontenrahmen im Grundaufbau nur bei der Gliederung der Bestandkonten: Der SKR (Sonderkontenrahmen) 49 gliedert nach Aktiv- und Passiv-Seite der Bilanz, der SKR 49 benutzt die gängige Unterscheidung nach Anlage- und Umlaufvermögen.
Eigens ausgewiesen sind in beiden Kontenrahmen die Bereiche Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sport. Eine getrennte Rechnungslegung ist hier erforderlich, weil nach § 67a der Abgabenordnung eine Wahlmöglichkeit für die Zweckbetriebszuordnung besteht. Die Einhaltung der 30.678-Euro-Grenze beim Einsatz bezahlter Sportler muss dann eigens (durch getrennte Verbuchung) nachgewiesen werden.

Der gravierende Nachteil beider Kontenrahmen ist, dass unabhängig davon, ob ein Verein wirklich in allen steuerlichen Bereichen Einnahmen und Ausgaben hat, ein großer Überhang an Konten mitgeschleppt wird. Die meisten Vereine z.B. werden im Bereich der Vermögensverwaltung nur Zinseinnahmen zu verbuchen haben. Die Einrichtung einer eigenen Kontenklasse rechtfertigt das kaum. Hinzu kommt, dass Sportvereine schwerpunktmaßig berücksichtigt sind. Das ist angesichts der Tatsache, dass mehr als die Häfte der eingetragenen Vereine in Deutschland Sportvereine sind, angemessen, nützt aber z.B. einem Tierschutzverein bei seiner Buchhaltung nicht.

Eine alternative Lösung ist hier die Verwendung eines "klassischen" Kontenrahmens aus dem gewerblichen Bereich, z.B. des sehr häufig benutzten SKR 03. Das hat zudem den Vorteil, dass buchhalterisch bereits erfahrene Vereinsmitarbeiter/innen sich bei der Kontierung nicht völlig umstellen müssen.
Die - natürlich nur einmal vorhandenen - Konten werden dann nach Bedarf vervielfacht und mit einer nahebeiliegenden Kontennummer versehen, wie im Folgenden wieder am Beispiel Büromaterial gezeigt wird:

Aufbau des DATEV-Kontenrahmens SKR 03

Kontenklasse

Kontenarten

0

Anlage- und Kapitalkonten

1

Finanz- und Privatkonten

2

Abgrenzungskonten

3

Wareneingangs- und Bestandskonten

4

Betriebliche Aufwendungen
4930 Büromaterial - ideeller Bereich
4931 Büromaterial - Vermögensverwaltung
4932 Büromaterial - Zweckbetrieb
4933 Büromaterial - wirtschaftl. Geschäftsbetrieb

7

Bestände an Erzeugnissen

8

Erlöskonten

9

Vortragskonten, statistische Konten

10000 - 69999

Personenkonten: Debitoren

70000 - 99999

Personenkonten: Kreditoren

Der Nachteil eines solchen "selbstgestrickten" Kontenplans zur Gemeinnützigkeit ist freilich, dass in der EDV-Buchhaltung auch die Auswertungen (die EÜR oder GuV) entsprechend angepasst werden müssen. Vielfach kann man natürlich auf eine automatische Erstellung verzichten und diese Auswertungen auf Basis der Summen- und Saldenliste manuell zusammenstellen. Jedes bessere Finanzbuchhaltungprogramm bietet dazu Exportmöglichkeiten, die eine problemlose Übernahme der Daten z.B. in eine Tabellenkalkulation erlauben.

Ausführliche Informationen zum Thema Vereinsbuchhaltung finden Sie in unserem Onlinehandbuch (Pay-Bereich).


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