Stand: 9.06.2010

Die Wahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware stellt gemeinnützige Vereine vor ein nicht ganz einfaches Problem - zumindest wenn das Budget dafür nur klein ist.
Grundsätzlich gibt es keine zwingenden Vorgaben für die Softwareauswahl. Nur wenn der Verein bilanziert, muss er im Soll-Haben-Schema kontieren und kommt dann um ein echtes Finanzbuchhaltungsprogramm kaum herum.

Im einfachsten Fall genügt eine Tabellenkalkulation, wie z.B. Excel - von einer rein papiergestützten Buchführung können wir heutzutage absehen. Auch der Umgang mit einer Tabellenkalkulation will aber gelernt sein und stößt schnell an Grenzen.
Das ist meist dann der Fall, wenn mehr als ca. 500 Belege pro Jahr anfallen und entsprechend viele Kosten- und Ertragsarten (Konten) unterschieden werden sollen. Ist der Verein dann noch umsatzsteuerpflichtig, wird der Einsatz einer Tabellenkalkulation kaum noch praktikabel sein.

Für die Buchhaltung meist ungeeignet sind einfache Vereinsverwaltungsprogramme, wie sie vielfach sehr günstig angeboten werden. Hier wird oft nur eine Adressverwaltung mit einer Kassenbuchfunktion kombiniert, die für die Buchführung zumindest in gemeinnützigen Vereinen völlig unzureichend ist. Es gibt aber auch anspruchsvolle Komplettlösungen zur Mitgliederverwaltung und Buchhaltung, die den Ansprüchen der meisten gemeinnützigen Vereine genügen dürften (z.B. Haufe Vereinsverwaltung professionell oder Beck VEREIN)

Eine Reihe professioneller Buchhaltungsprogramme bietet u.a. auch einen Vereinskontenrahmen (DATEV-Vereinskontenrahmen oder DSB-Sportkontenrahmen) an. Oft verfügen sie aber nicht über die entsprechenden Auswertungen, die Einnahme-Überschuss-Rechnung bzw. Gewinn- und Verlust-Rechnung erfolgt hier nicht getrennt nach den steuerlichen Bereichen. Zwar lassen sich bei besseren Programmen die Auswertungen anpassen. Ein vollständiger Umbau von EÜR usf. erfordert aber vertiefte Softwarekenntnisse und birgt bei der Kontenzuordnung vielfache Fehlerquellen.

Eine brauchbare Vereinbuchhaltungssoftware sollte zunächst über eine Reihe von Features verfügen, die auch bei Buchhaltungsprogrammen für gewerbliche Unternehmen wichtig sind.
Dazu gehören vor allem:
- ein Stapelbuchungsfunktion, um Fehler unmittelbar nach der Erfassung korrigieren zu können
- die Möglichkeit, Kontenrahmen und Auswertungen anzupassen
- eine Export-Schnittstelle, um die Daten in anderen Programmen weiterverarbeiten zu können
- Umsatzsteuervoranmeldung nach Möglichkeit mit dem ELSTER-Verfahren

Für die besonderen Anforderungen in gemeinnützigen Vereinen sind daneben folgende Funktionen sinnvoll:

Splittfunktion
Damit können Belege, die auf mehrere steuerliche Bereiche verteilt werden müssen, bereits bei der Erfassung aufgeteilt werden

Kostenstellenfunktion
Ein Feature, das sinnvoll ist, wenn Fördermittel verwaltet werden müssen. Da der buchhalterische Verwendungsnachweis in aller Regel getrennt von der sonstigen Buchhaltung geführt werden muss, lässt sich damit eine Doppelerfassung vermeiden.
Das gleiche gilt für Spartenvereine, bei denen die Abteilungen buchhalterisch getrennt erfasst werden sollen.

Kontenrahmen zur Gemeinnützigkeit
Der Kontenrahmen muss die besonderen Gegebenheiten gemeinnütziger Körperschaften abbilden. D.h. die Aufwendungen und Erträge müssen nach den steuerlichen Bereichen getrennt erfasst werden. In der Regel wird ein Kontenrahmen nach oder in Anlehnung an die DATEV-Kontenrahmen SKR 99 oder SKR 49 verwendet.

zusätzliche Umsatzsteuerkonten und -schlüssel
Da die Umsatzsteuer/Vorsteuer zumindest für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (Ausweis auf dem EÜR-Formular) getrennt erfasst werden muss, müssen entsprechende Steuerkonten und -schlüssel vorhanden sein oder ergänzt werden können.

Budgetierung
Weniger wichtig ist erfahrungsgemäß eine Budgetierung mit Ist-Soll-Vergleich, weil sie nur bei sehr zeitnaher Belegerfassung für Planungs- und Steuerungsprozesse eingesetzt werden kann.

Unter den preiswerteren Vereinsbuchhaltungsprogrammen erfüllt leider keines alle Anforderungen. Brauchbar sind m.E. insbesondere folgende Programme:

• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG - redmark vereinsverwaltung 2011
  www.redmark.de/verein
• MTH Software - Vereins-Profi
  www.mth-software.de
• Vereinsbuchhaltung für Windows - TutorSoft
  www.tutorsoft.de